Avances PMG / Enero - Marzo 2007
Para el presente año, al Servicio le corresponde el desarrollo de 10 de los 11 Programas de Mejoramiento de la Gestión. Lo anterior debido a que el Servicio fue eximido del programa Enfoque de Genero por haber realizado una labor importante con respecto a este tema.
Este es el cuarto año en que el Servicio participa en este tipo de compromisos. La mayoría de estos programas son guiados y realizados por los funcionarios de la Dirección Nacional con la ayuda y participación de todos los funcionarios. Los compromisos para este año son:
Subdirección de Recursos Humanos: (28%)
PMG Capacitación: (15%)
La etapa comprometida para este programa es la etapa cuatro. Las actividades principales a realizar son:
- Funcionamiento del Comité Bipartito de Capacitación durante el año.
- Las propuestas de acciones de capacitación elaboradas por el Comité.
- Realización de acciones de capacitación.
- Diagnóstico de Competencias.
- Plan Anual de Capacitación aprobado por el jefe de servicio, que incluya la propuesta del Comité y el Programa de Trabajo informado a todos los funcionarios.
- Informe de Gestión de la Capacitación, según Plan Anual de Capacitación aprobado por el Director Nacional e informado a todos los funcionarios, incluyendo el funcionamiento del Comité, la evaluación del Plan Anual de Capacitación; Diseño del Programa de Seguimiento de las Recomendaciones surgidas de la evaluación y Política de Capacitación diseñada
- Certificado digital vía WEB del SISPUBLI o del sistema indicado para tales efectos por el organismo técnico validador que acredita el funcionamiento del Comité; aprobación del Plan Anual de Capacitación por parte del jefe de servicio; acciones de capacitación ejecutadas y con evaluación de aprendizaje y la ejecución del respectivo presupuesto.
PMG Higiene y seguridad: (5%)
La etapa comprometida para este programa es la etapa cuatro. Las actividades principales a realizar son:
- El funcionamiento y principales actividades realizadas por el (los) Comité(s) Paritario(s) o Comité Voluntario, durante el año.
- El Plan Anual de Prevención de Riesgos y Mejoramiento de Ambientes de Trabajo que se presenta a los funcionarios.
- El Programa de Trabajo que se presenta a los funcionarios.
- El Seguimiento del Plan Anual y de las Situaciones Extraordinarias ocurridas elaborado por el Comité Paritario.
- La Evaluación de Resultados del Plan Anual y el Diseño del Programa de Seguimiento de Recomendaciones.
PMG Evaluación de desempeño: (8%)
La etapa comprometida para este programa es la etapa cuatro. Las actividades principales a realizar son:
- Decreto Supremo con toma de razón, que establece fecha y número de la publicación del Reglamento Especial de Calificaciones, visado por la Dirección Nacional del Servicio Civil.
- Los criterios de evaluación y principales elementos del nuevo sistema de evaluación e indicando la realización de la jornada de capacitación a evaluadores y preevaluadores.
- Carta de la Asociación de Funcionarios o de un representante por estamento, certificando la difusión de los criterios de evaluación y los principales elementos del sistema de evaluación del desempeño, certificando que el proceso de evaluación del desempeño se efectuó de acuerdo a los criterios establecidos en la Etapa 2 y que el proceso de evaluación del desempeño, que incluye la implementación de las recomendaciones, se efectuó de acuerdo a los criterios establecidos en el Programa de Seguimiento.
- Los resultados del proceso de evaluación del desempeño y los resultados del programa de seguimiento de las recomendaciones.
- Certificado Digital que acredita el registro del informe cuantitativo en el sitio Web de la Dirección Nacional del Servicio Civil.
- Certificado que se realizó la capacitación exigida en el artículo 4º, inciso cuarto del D.S. Nº 1.825, de 1998, del Ministerio del Interior, previo al inicio del proceso calificatorio respectivo. Ingreso en el sitio WEB de la Dirección Nacional del Servicio Civil.
- Certificado que se cumplió con los plazos de notificación de los Informes de Desempeño. Registro en el sitio WEB de la Dirección Nacional del Servicio Civil, hasta el último día hábil del mes en que debe elaborarse el informe respectivo, del total de informes recibidos por la unidad de personal, debidamente notificados a los funcionarios. (para aprobar la etapa debe cumplir con el 75% del total de informes tramitados correctamente )
- Política de Evaluación del Desempeño diseñada.
Departamento Secretaría General: (15%)
PMG Sistema Integral de Atención a Cliente(a)s, Usuario(a)s y Befenificiario(a)s: (15%)
La etapa comprometida para este PMG es la etapa cuatro, donde las principales actividades a realizar son las siguientes:
- Diagnóstico de las OIRS aprobado por el Jefe de Servicio.
- Plan General de aplicación de las OIRS aprobado por el Jefe de Servicio.
- Programa de trabajo para la aplicación del Plan de las OIRS aprobado por el Jefe de Servicio.
- Resultados de la implementación parcial de las OIRS aprobado por el Jefe de Servicio, que contenga plan de ajuste de actividades y metas de acuerdo a los resultados parciales obtenidos.
- Resultados finales de la implementación de las OIRS.
- Programa de Seguimiento de Recomendaciones formuladas a partir de los resultados.
Subdirección Informática: (9%)
PMG Gobierno electrónico: (9%)
La etapa comprometida para este programa es la etapa cinco. Las actividades principales a realizar son:
- Diagnóstico de los procesos de provisión de sus productos estratégicos (bienes y/o servicios), entregados a sus clientes/usuarios/beneficiarios, que requieren información de otros Servicios Públicos y que son de ejecución directa; de los procesos de soporte institucional y de los canales tecnológicos de participación ciudadana y transparencia, sujetos a la normativa vigente relativa al desarrollo de Gobierno Electrónico.
- Plan de mejoramiento y uso de TIC en la provisión de sus productos estratégicos, que requieren información de otros Servicios Públicos y que son de ejecución directa (incluyendo nuevos productos, si corresponde), procesos de soporte institucional, canales tecnológicos de participación ciudadana y transparencia.
- Programa de trabajo para la implementación del Plan de Mejoramiento y uso de TIC.
- Implementación realizada de acuerdo al Programa de Trabajo y las especificaciones definidas en el Plan de mejoramiento y uso de TIC, sujetos a la normativa vigente relativa al desarrollo de Gobierno Electrónico.
- Programa de seguimiento de la implementación.
- Difusión realizada a los clientes/usuarios/beneficiarios y a sus funcionarios sobre el mejoramiento y uso de TIC en la provisión de sus productos estratégicos (bienes y/o servicios), sus procesos de soporte institucional y los canales tecnológicos de participación ciudadana – transparencia.
- Evaluación de resultados de la implementación del Plan de Mejoramiento y uso de TIC, además de propuesta de recomendaciones, sujetos a la normativa vigente relativa al desarrollo de Gobierno Electrónico.
- Diagnóstico y estrategia de mejoramiento y uso de TIC en la provisión de sus productos estratégicos (bienes y/o servicios), entregados a sus clientes/ usuarios/ beneficiarios, para los cuales requiere información de otras instituciones y en los que genera información requerida por otras instituciones.
- Plan de interoperabilidad para la implementación de la estrategia de mejoramiento y uso de TIC.
Departamento de Auditoria Interna: (15%)
PMG Auditoria Interna: (15%)
La etapa comprometida para este PMG es la etapa cuatro. Las actividades principales a realizar son:
- Resolución exenta u otro documento oficial del Jefe de servicio creando la unidad de Auditoría Interna.
- Antecedentes del funcionamiento de la Unidad de Auditoría señalados en los requisitos técnicos.
- Antecedentes de Capacitación del Personal de la Unidad de Auditoría Interna.
- Informe de Reuniones de los Comités de Auditoría Ministerial y Regional
- Diagnóstico de los procesos de riesgo de la institución para el año corriente.
- Plan Trienal (Trienio tres años siguientes) y Plan para el año siguiente con el desarrollo de los objetivos institucionales, ministeriales y gubernamentales para cada uno de ellos.
- Respuesta a todos los requerimientos de información que formule el CAIGG en materias de gestión institucional.
- Programación de cada auditoría
- Información mensual de los avances de auditoría
- Informe con la ejecución anual del Plan, las limitaciones observadas en el desarrollo de las auditorías y las sugerencias para abordarlas. Además debe incluir un listado con las auditorías realizadas en el año y las medidas adoptadas.
- Informe con los compromisos derivados de las recomendaciones, Programa de Seguimiento, Resultados del Programa de Seguimiento; Conclusiones y nuevas recomendaciones, si las hubiere.
Departamento de Estudios:
PMG Planificación, control de gestión: (15%)
Al igual que el año anterior, la etapa comprometida para este año es la etapa seis, para lo cual el Departamento debe realizar las siguientes actividades:
- Definiciones estratégicas del Servicio.
- Diseño del Sistema de Información para la Gestión.
- Resultados de los indicadores de desempeño del Sistema Información de Gestión (SIG).
- Formulario de Indicadores de Desempeño del Servicio presentados en el proyecto de ley de Presupuestos del año siguiente incluyendo la priorización.
- Resultados de los indicadores de desempeño presentados en la formulación del proyecto de ley de presupuestos del año anterior incluyendo el grado de cumplimiento.
- Programa de Seguimiento de los compromisos.
PMG Gestión Territorial: (5%)
La etapa comprometida para este PMG es la etapa cuatro. Para este año el se deberán realizar las siguientes actividades:
- Diagnóstico de los productos (bienes y/o servicios) entregados a los clientes / usuarios / beneficiarios e identificación de los sistemas de información para el registro de sus productos y clientes / usuarios / beneficiarios, programa institucional anual de gasto por región desglosado.
- Diseño del Plan para incorporar la perspectiva territorial en la entrega de los productos (bienes y/o servicios), incluyendo los compromisos anuales de actividades e inversiones de los Programas Públicos de Inversiones en cada región.
- Diseño del Plan para elaborar o perfeccionar el diseño lógico del sistema de información
- Programa de trabajo para la implementación del plan para incorporar perspectiva territorial en la entrega de los productos (bienes y/o servicios) y para elaborar o perfeccionar el diseño lógico del sistema de información.
- Informe con mecanismo(s) utilizado(s) para la difusión a los clientes / usuarios / beneficiarios y a sus funcionarios de los resultados obtenidos en la incorporación de la perspectiva territorial.
- Grado de avance del servicio con la implementación del programa de trabajo.
- Diseño del programa de seguimiento.
- Informe del Servicio con los resultados y recomendaciones de la implementación del programa de trabajo y del programa de seguimiento relativo a la incorporación de la perspectiva territorial en la entrega de sus productos estratégicos como para el Programa de Trabajo de las modificaciones del Sistema de Información, si corresponde.
- Aspectos del plan no incluidos en el programa de trabajo elaborado en la etapa anterior.
Subdirección Administrativa: (13%)
PMG Administración Financiero – Contable: (7%)
Para este año la etapa comprometida es la etapa siete. Las actividades principales a realizar son:
- Informe con el equipo de trabajo, principales funciones y el nivel de capacitación en procesos financiero-contables.
- Carta emitida por la Contraloría General de la República que certifica la validación /no validación de la entrega oportuna de la información requerida.
- Carta emitida por la Dirección de Presupuestos que certifica la validación /no validación de contenido, oportunidad, calidad y pertinencia de la información requerida.
- Protocolo de Acuerdo de Implantación del Sistema de Información para la Gestión Financiera del Estado (SIGFE) entre el jefe del Servicio, DIPRES y la Contraloría General de la República.
- Informe con el Diagnóstico de los procesos y sistemas financiero-contables y Plan de Implantación del Sistema de Información para la Gestión Financiera del Estado (SIGFE).
- Certificado generado por el Proyecto SIGFE en que se acredita que se cumple con todos los requisitos del Diagnóstico y Plan de implantación del Sistema de información para la Gestión Financiera del Estado (SIGFE).
- Informe de configuración del Sistema de Información para la Gestión Financiera del Estado (SIGFE), Carta informando de la finalización de la implementación del programa de trabajo y solicitando el paso a producción y Certificado generado por el proyecto SIGFE en que se acredita la entrada en producción129 del servicio en los plazos contemplados en el programa de trabajo.
- Informe del programa de Seguimiento de la Implantación del SIGFE.
- Carta de aprobación de paso a producción en la Plataforma SIGFE emitida por el Directorio Ejecutivo del Proyecto SIGFE en que se acredita la entrada en producción del servicio en los plazos contemplados en el programa de trabajo.
- Informe a la Contraloría General de la República, respecto de la elaboración e implementación de los procedimientos de control que aseguran el correcto y oportuno pago de las obligaciones contraídas con sus proveedores, dentro de los 30 días corridos siguientes al del devengo de la respectiva operación.
- Informe a la DIPRES señalando que registra los gastos en la etapa de Compromiso Cierto, de acuerdo al grado de afectación presupuestaria.
PMG Sistema de Compras y Contrataciones del Sector Público: (6%)
Para este año, la etapa comprometida es la etapa seis. Las actividades a realizar son:
- Resultados de las acciones para desarrollar y evaluar las competencias para los funcionarios relacionados con el proceso de abastecimiento.
- Análisis de los Indicadores definidos para evaluar el cumplimiento transparente y eficiente de los procesos de compra y contratación realizados a través de www.chilecompra.cl.
- Informe de Resultados del Programa de Compras de Convenio Marco, Licitaciones Públicas y Convenios de Suministro.
- Resultados de la Gestión de Contratos Vigentes.
- Análisis de Resultados del Plan Anual de Compras Institucional.
- Implementación del Modelo de Mejoramiento Continuo para la Gestión de Abastecimiento del Sector Público.
- Resultados el Programa de Seguimiento, que surge de los compromisos adoptados en el periodo anterior.