Avances PMG / Abril - Junio 2007
Para el presente año, al Servicio Nacional de Aduanas, le corresponde el desarrollo de 10 de los 11 Programas de Mejoramiento de la Gestión. Esto se debe, a que el Servicio fue eximido del programa Enfoque de Genero por haber realizado una labor importante con respecto a este tema.
Este es el cuarto año en que el Servicio participa en este tipo de compromisos. La mayoría de estos programas son guiados y realizados por los funcionarios de la Dirección Nacional con la ayuda y participación de todos los funcionarios, del país. Los compromisos para este año son:
Subdirección de Recursos Humanos: (28%)
PMG Capacitación: (15%)
La etapa comprometida para este programa es la etapa cuatro. Las actividades realizadas durante el primer semestre fueron las siguientes:
- Funcionamiento del Comité Bipartito de Capacitación durante el año. Durante el primer semestre se efectuaron 2 reuniones del Comité Bipartito.
- Realización de acciones de capacitación. Estas actividades, realizadas durante el primer semestre, fueron ingresadas al SISPUBLI.
- Se ejecutó, durante el primer semestre, un 50,73% del presupuesto comprometido en el Plan de Capacitación, con lo que se ha cumplido la primera fase de este PMG.
Se espera que este PMG siga ejecutándose durante el presente año, a fin de cumplir sus objetivos y ser aprobado a diciembre.
PMG Higiene y seguridad: (5%)
La etapa comprometida para este programa es la etapa cuatro. Las actividades realizadas durante el primer semestre fueron:
- Los comités paritarios se han reunido una vez al mes sin excepción.
- Se han renovado los Comités Paritarios de la Dirección Nacional, Valparaíso, Metropolitana y Talcahuano. Están en este proceso las Aduanas de Arica e Iquique.
- En cuanto a la capacitación y difusión, está pendiente realizar el curso de Prevención de Riesgos Básico, en algunas aduanas. La difusión de las actividades y acuerdos tomados en reuniones han sido publicados por cada comité paritario.
- Se está realizando un catastro con los elementos de seguridad existentes. Asimismo, se está elaborando un registro de los accidentes de trabajo e investigando los accidentes graves (a la fecha no se ha registrado ningún caso grave).
- Se puso a disposición de los funcionarios en intranet, un instructivo sobre la postura correcta frente al computador. Además, se ingresó a intranet, el Reglamento Interno de Higiene y Seguridad.
- La Aduana de San Antonio realizó práctica de uso de extintores en aeródromo de San Juan, donde participó una importante cantidad de funcionarios. La actividad fue guiada por Voluntarios del Cuerpo de Bomberos de San Antonio.
- Durante el mes de Junio en la Dirección Nacional de Aduanas, se llevó a cabo un programa de exámenes preventivos de salud para los funcionarios afiliados a Fonasa. La iniciativa permitió derivar a especialistas a los funcionarios que así lo indicasen los resultados de sus exámenes.
PMG Evaluación de desempeño: (8%)
La etapa comprometida para este programa es la etapa cuatro. Las actividades realizadas durante el primer semestre fueron:
- Se envío dentro del plazo estipulado, a la DNSC, del cumplimiento del primer informe de desempeño.
- Se realizó actividad de capacitación del Reglamento a los monitores de todas las juntas calificadoras locales, estos últimos serán los encargados de capacitar a sus respectivas juntas antes del 31/08/07.
- Se publicó Of. N° 10227/04.04.07, en el cual se informa que están abiertas las inscripciones para todos aquellos funcionarios que sean propuestos como candidatos a delegados del personal.
Departamento Secretaría General: (15%)
PMG Sistema Integral de Atención a Cliente(a)s, Usuario(a)s y Befenificiario(a)s: (15%)
La etapa comprometida para este PMG es la etapa cuatro, donde las principales actividades realizadas durante el primer semestre fueron las siguientes:
- Se realizó la jornada anual de capacitación sobre la implementación final de la OIRS y procedimientos de atención a los usuarios(as) para los encargados(as) OIRS. Se han realizado visitas a las aduanas regionales reforzado a la totalidad de los funcionarios(as) de las Adunas y no sólo a los de la OIRS, la importancia de la buena atención a los(as) usuarios(as), algunas técnicas, comunicación verbal y no verbal y el Modelo Integral de Atención.
- Se están diseñando nuevos folletos, relativos a pasavantes, importaciones frecuentes de menos de US$ 500 dólares, protección del patrimonio arqueológico y natural. Además, se elaboró un folleto sobre prevención del consumo de drogas, enfocado principalmente a estudiantes de colegios primarios.
- Como la participación en ferias ciudadanas y eventos de carácter público ya está instalada en el plan de difusión de muchas de nuestras OIRS, en las visitas a regiones se ha reforzado la necesidad de sistematizar y estandarizar la información que se entrega a los usuarios, para lo cual, se confeccionó una presentación institucional única sobre el rol y la labor de Aduanas, que se envió a la totalidad de las aduanas. Además, se confeccionará un pendón institucional regional para cada dirección regional y administración, los que están en etapa de diseño.
- Durante el primer semestre, se ha trabajado en el diseño y la migración de la información a la nueva página web de Aduanas, en cuya portada, muy destacado, se ubica el botón OIRS, el que contiene, además de las temáticas ya existentes, preguntas frecuentes, encuestas sobre la información del sitio y sobre productos y servicios entregados por Aduanas y folletos electrónicos sobre diferentes temas, para que los(as) usuarios(as) puedan descargar e imprimir. Asimismo, se han creado páginas regionales, donde las OIRS también tienen un lugar destacado y donde se informa la dirección, nombre del (de la) encargado(a), teléfono, fax, email, etc.
- Desde enero se empezaron a aplicar las encuestas en la totalidad de las aduanas, lo que permitirá revisar los procedimientos, calidad de la información y percepción de nuestros usuarios(as) en relación a la atención presencial. A lo anterior, se suma la creación de un botón de encuestas en la página web, donde trimestralmente se consultará a los(as) usuarios(as) su opinión acerca del sitio, sus contenidos, facilidad de navegación, entre otros temas.
Subdirección Informática: (9%)
PMG Gobierno electrónico: (9%)
La etapa comprometida para este programa es la etapa cinco. Las actividades principales, realizadas durante el primer semestre fueron:
- En cuanto al diagnostico de los procesos, se han seleccionado a la fecha 9 procesos (DIPS Viajeros, Control de Regímenes Suspensivos, Control de vehículos, Generación y Actualización de la Normativa, Control de Subasta Aduanera, Emisión y Control de Denuncias y Cargos, Formulación de Iniciativas de Inversión; Adquisición de bienes y Servicios; y Procesos de Bienestar) para ser levantados y analizados, de los cuales sólo un 50% ha sido abordado.
- En la etapa de implementación se ha abordado un 20% del plan, debido a que sólo se ha elaborado el Plan de Seguimiento del Módulo selección por filtros que ya está en ejecución.
- Se ha iniciado el proceso de evaluación de los Sistemas Manifiesto Marítimo y Salida de Mercancías.
- En cuanto al plan de interoperabilidad, se ha avanzado en aproximadamente un 10%, debido a que solo se cuenta con la matriz de procesos que requieren información de otras instituciones como base.
Departamento de Auditoria Interna: (15%)
PMG Auditoria Interna: (15%)
La etapa comprometida para este PMG es la etapa cuatro. Las actividades principales realizadas durante el primer semestre fueron:
- El Jefe del Departamento ha asistido a 3 de 4 a las reuniones del Comité de Auditoría del sector Hacienda.
- Funcionarios del Departamento de Auditoria Interna han asistido a las capacitaciones programadas a la fecha. Los cursos realizados corresponden a: Trabajo en Equipo, Contabilidad Gubernamental I, Malla Regular, Normas ISO, Curso XML para auditores, entre otros.
- Se está haciendo una modificación a la resolución, que crea a el Departamento de Auditoria Interna, de acuerdo a los nuevos Requerimientos del CAIGG.
- Se ha definido en términos generales los Estatutos que deben regir en el Departamento de Auditoría Interna.
- Objetivo Gubernamental DT Nº 36: Proceso Gestión de riesgos: Se redactó
- Política de riesgos del Servicio y se dictó la resolución de definición de roles (está para la firma del Director Nacional, se debe entregar a más tardar el 31/07/2007)
- Se ha cumplido en un 100% con el Plan de Auditoría para el año 2007, habiéndose realizado a la fecha 10 auditorías a las Direcciones Regionales y Administraciones de Aduana, 6 en la Dirección Nacional y 12 no planificadas.
- Se han enviado al CAIGG, los requerimientos de información que se han realizado sobre Transparencia, Indicadores para la etapa III del área de Auditoría Interna.
- Se están actualizando las matrices de riesgo y el Manual de Procedimientos del Departamento.
- Se ha avanzando en lo planificado con el Programa de seguimiento y se está monitoreando periódicamente el cumplimiento de los compromisos adquiridos por las unidades auditadas.
- Mensualmente se han enviado al CAIGG, los Programas y los Informes Ejecutivos de las auditorías realizadas durante el mes.
Departamento de Estudios: (20%)
PMG Planificación, control de gestión: (15%)
Al igual que el año anterior, la etapa comprometida para este año es la etapa seis. Las tareas realizadas durante el primer semestre corresponden a:
- Se ha presentado la nueva matriz de definiciones estratégicas del Servicio.
- Se han elaborado 6 de los 12 reportes con avances mensuales y dos informes trimestrales, dando cuenta del resultado y avances de los indicadores de gestión.
- Se ha generado el Formulario de Indicadores de Desempeño del Servicio presentados en el proyecto de ley de Presupuestos del año 2008, en donde se incluyó la priorización de estos.
PMG Gestión Territorial: (5%)
La etapa comprometida para este PMG es la etapa cuatro. Las actividades realizadas durante el primer semestre corresponden a:
- Se emitió la resolución que nombra a los Encargados de Gestión Territorial.
- Cada Dirección Regional envió el informe correspondiente a los Intendentes Regionales.
- Se envió a SUBDERE, el informe correspondiente a un primer avance de ejecución de los compromisos., para su certificación, la cual fue aprobada por dicha institución.
Subdirección Administrativa: (13%)
PMG Administración Financiero – Contable: (7%)
Para este año la etapa comprometida es la etapa siete. Las actividades principales realizadas durante el primer semestre fueron:
- En cuanto al desarrollo de la Etapa 1, se ha capacitado a un equipo de trabajo competente en procesos financieros contables.
- Se han realizado los envíos oportunos a DIPRES y Contraloría General de la República de los informes contemplados en las instrucciones para la ejecución de la ley de presupuestos año 2006 y 2007.
- Se ha realizado en envío oportuno a DIPRES, del Informe cualitativo de ejecución físico-financiera de las iniciativas de inversión.
- El Servicio acredita antecedentes del cumplimiento del Protocolo de incorporación a plataforma SIGFE.
- El Servicio acredita antecedentes de certificación del Proyecto SIGFE, con antecedentes de validación definidos según los requerimientos técnicos.
- El Servicio acredita antecedentes técnicos que velan la operatividad del proyecto SIGFE, (SIGFE transaccional y Homologados). Registra información presupuestaria y financiera con la pertinencia, oportunidad, consistencia, calidad y confiabilidad necesarias para la gestión financiera y la toma de decisiones.
PMG Sistema de Compras y Contrataciones del Sector Público: (6%)
Para este año, la etapa comprometida es la etapa seis. Las actividades realizadas durante el primer semestre fueron:
- De acuerdo a lo programado en la etapa I, se han ejecutado las dos actividades programadas para este semestre. Se realizó la reunión con el Departamento de Capacitación para coordinar los talleres, cursos, video conferencia, etc., que son necesarias para cumplir con el plan exigido por la DCCP, referente con los perfiles idóneos para este Subdepartamento. Durante el mes de agosto se desarrollará el diagnóstico de competencias, enfocará principalmente para aquellos funcionarios nuevos en el área.
- De acuerdo a lo programado en la etapa II, se han realizado las dos actividades programadas para este semestre. Mensualmente se lleva un monitoreo a todas las unidades de compra para ayudarlos en los procesos conforme a la ley y su reglamento, como es en el caso de las cotizaciones, licitaciones por el sistema y los contratos vigentes. También de forma mensual se lleva un monitoreo de los indicadores comprometidos en esta área, con el fin de tener un reporte de Chile-Compra con la totalidad de los indicadores en cumplimiento de los estándares.
- El Sistema de Compras y Contrataciones del Sector Público se constituye por 10 etapas de desarrollo, cuyos objetivos y requisitos técnicos se han ido adecuando a las condiciones que definió la Reforma de Compras Públicas. El año 2007 se agregan la Etapa 7, 8, 9 y 10 correspondientes al Marco Avanzado, en aquellos Servicios Públicos que ingresan al proceso de certificación relativo a la Norma ISO 9001 - 2000. Dado el proceso de aprendizaje de las organizaciones y la madurez del sistema de Compras Públicas, nos permite, como una práctica de mejoramiento, sumar nuevas etapas y objetivos, relevando elementos que hoy aplican en materias de compras públicas y gestión de abastecimiento eficientes. Para este año el Servicio Nacional de Aduanas se encuentra en la etapa 6, que a su vez este PMG incorpora la primera etapa del marco avanzado, la etapa 7.