Avances PMG / Julio - Septiembre 2007

Para el presente año, al Servicio Nacional de Aduanas, le corresponde el desarrollo de 10 de los 11 Programas de Mejoramiento de la Gestión. Esto se debe, a que el Servicio fue eximido del programa Enfoque de Genero por haber realizado una labor importante con respecto a este tema.

Este es el cuarto año en que el Servicio participa en este tipo de compromisos. La mayoría de estos programas son guiados y realizados por los funcionarios de la Dirección Nacional con la ayuda y participación de todos los funcionarios, del país. Los compromisos para este año son:


Subdirección de Recursos Humanos: (28%)

PMG Capacitación: (15%)
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La etapa comprometida para este programa es la etapa cuatro. Las actividades realizadas durante el primer semestre fueron las siguientes:

  • Funcionamiento del Comité Bipartito de Capacitación durante el año. Durante el primer semestre se efectuaron 4 reuniones del Comité Bipartito.
  • Realización de acciones de capacitación. Estas actividades, realizadas durante el primer semestre, fueron ingresadas al SISPUBLI. Esta actividad será nuevamente medida durante el mes de diciembre.
  • Se ejecutó, un 75% del presupuesto comprometido en el Plan de Capacitación, con lo que se ha cumplido la primera fase de este PMG.


Se espera que este PMG siga ejecutándose durante el presente año, a fin de cumplir sus objetivos y ser aprobado a diciembre.


PMG Higiene y seguridad: (5%)
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La etapa comprometida para este programa es la etapa cuatro. Las actividades realizadas durante el primer semestre fueron:

  • Los comités paritarios se han reunido una vez al mes sin excepción.
  • Se han renovado los Comités Paritarios de Iquique, Dirección Nacional, Valparaíso, Metropolitana y Talcahuano. Está en este proceso la Aduana de Arica.
  • En cuanto a la capacitación y difusión,  está pendiente realizar el curso de Prevención de Riesgos Básico, en algunas aduanas. La difusión de las actividades y acuerdos tomados en reuniones han sido publicados por cada comité paritario.
  • Se está realizando un catastro con los elementos de seguridad existentes. Asimismo, se está elaborando un registro de los accidentes de trabajo e investigando los accidentes graves (a la fecha no se ha registrado ningún caso grave).
  • Se puso a disposición de los funcionarios en intranet, un instructivo sobre la postura correcta frente al computador.  Además, se ingresó a intranet, el Reglamento Interno de Higiene y Seguridad.
  • La Aduana de San Antonio realizó práctica de uso de extintores en aeródromo de San Juan, donde participó una importante cantidad de funcionarios. La actividad fue guiada por Voluntarios del Cuerpo de Bomberos de San Antonio.
  • Durante el mes de Junio en la Dirección Nacional de Aduanas, se llevó a cabo un programa de exámenes preventivos de salud para los funcionarios afiliados a Fonasa. La iniciativa permitió derivar a especialistas a los funcionarios que así lo indicasen los resultados de sus exámenes.
  • Se ha reestructurado el espacio en intranet destinado a comités paritarios, ya que se ha generado una nueva plataforma, la que permite acceder a mayor información al funcionario. Este espacio en intranet, se replicó para todos los comités paritarios, conteniendo los mismos campos en todos los casos. Estos entrarán en funcionamiento a partir del mes de octubre.
  • Se implementó la actividad de Gimnasia de Pausa, que es un tipo de ejercicio que ayuda a prevenir Trastorno músculo-esqueléticos, a través de lapsos de descanso, elongación muscular y movimientos de relajación. Esto ayuda a combatir males tales como: Alteraciones crónicas de columna, Artrosis, Dolor de cabeza, espalda, Dolor en el cuello por posturas incorrectas, Fatiga crónica, Tendinitis, etc.


    

PMG Evaluación de desempeño: (8%)
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La etapa comprometida para este programa es la etapa cuatro. Las actividades realizadas durante el primer semestre fueron:

  • Se envío dentro del plazo estipulado, a la DNSC, del cumplimiento del primer y segundo informe de desempeño.
  • Se realizó actividad de capacitación del Reglamento a los monitores de todas las juntas calificadoras locales, estos últimos serán los encargados de capacitar a sus respectivas juntas antes del 31/08/07.
  • Se publicó Of. N° 10227/04.04.07, en el cual se informa que están abiertas las inscripciones para todos aquellos funcionarios que sean propuestos como candidatos a delegados del personal.
  • Se subió a la página web de la Dirección Nacional del Servicio Civil, el informe de ejecución de capacitación a evaluadores y pre-evaluadores con fecha 10 de septiembre de 2007
  • El martes 16 de Octubre de 2007, comienza el proceso de notificación de la calificación en todas las aduanas del País.
  • Se envío dentro del plazo estipulado, a la DIPRES, el informe de dotación de personal correspondiente al  tercer trimestre del año.



Departamento Secretaría General: (15%)

PMG Sistema Integral de Atención a Cliente(a)s, Usuario(a)s y Befenificiario(a)s: (15%)
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La etapa comprometida para este PMG es la etapa cuatro, donde las principales actividades realizadas durante el primer semestre fueron las siguientes:

  • Se realizó la jornada anual de capacitación sobre la implementación final de la OIRS y procedimientos de atención a los usuarios(as) para los encargados(as) OIRS. Se han realizado visitas a las aduanas regionales reforzado a la totalidad de los funcionarios(as) de las Adunas y no sólo a los de la OIRS, la importancia de la buena atención a los(as) usuarios(as), algunas técnicas, comunicación verbal y no verbal y el Modelo Integral de Atención.
  • Se están diseñando nuevos folletos, relativos a pasavantes, importaciones frecuentes de menos de US$ 500 dólares, protección del patrimonio arqueológico y natural. Además, se elaboró un folleto sobre prevención del consumo de drogas, enfocado principalmente a estudiantes de colegios primarios.
  • Como la participación en ferias ciudadanas y eventos de carácter público ya está instalada en el plan de difusión de muchas de nuestras OIRS, en las visitas a regiones se ha reforzado la necesidad de sistematizar y estandarizar la información que se entrega a los usuarios, para lo cual, se confeccionó una presentación institucional única sobre el rol y la labor de Aduanas, que se envió a la totalidad de las aduanas. Dada la necesidad de reforzar la imagen institucional de las aduanas regionales y debido al incremento de la participación en ferias y plazas ciudadanas, durante este periodo se diseñaron y distribuyeron dos pendones institucionales regionales para cada dirección regional y administración.
  • Se ha trabajado en el diseño y la migración de la información a la nueva página web de Aduanas, en cuya portada, muy destacado, se ubica el botón OIRS, el que contiene, además de las temáticas ya existentes, preguntas frecuentes, encuestas sobre la información del sitio y sobre productos y servicios entregados por Aduanas y folletos electrónicos sobre diferentes temas, para que los(as) usuarios(as) puedan descargar e imprimir. Asimismo, se han creado páginas regionales, donde las OIRS también tienen un lugar destacado y donde se informa la dirección, nombre del (de la) encargado(a), teléfono, fax, email, etc. Durante el mes de octubre se pondrá en marcha la nueva página web.
  • Desde enero se empezaron a aplicar las encuestas en la totalidad de las aduanas, lo que permitirá revisar los procedimientos, calidad de la información y percepción de nuestros usuarios(as) en relación a la atención presencial. A lo anterior, se suma la creación de un botón de encuestas en la página web, donde trimestralmente se consultará a los(as) usuarios(as) su opinión acerca del sitio, sus contenidos, facilidad de navegación, entre otros temas.



Subdirección Informática: (9%)

PMG Gobierno electrónico: (9%)
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La etapa comprometida para este programa es la etapa cinco. Las actividades principales, realizadas durante el primer semestre fueron:

  • En cuanto al diagnostico de los procesos, se han seleccionado a la fecha 9 procesos (DIPS Viajeros, Control de Regímenes Suspensivos, Control de vehículos, Generación y Actualización de la Normativa, Control de Subasta Aduanera, Emisión y Control de Denuncias y Cargos, Formulación de Iniciativas de Inversión; Adquisición de bienes y Servicios; y Procesos de Bienestar) para ser levantados y analizados, de los cuales sólo un 50% ha sido abordado.
  • En la etapa de implementación se ha abordado un 20% del plan, debido a que sólo se ha elaborado el Plan de Seguimiento del Módulo selección por filtros que ya está en ejecución.
  • En la etapa de evaluación se ha abordado un 30%. Se ha iniciado el proceso de evaluación de los Sistemas Manifiesto Marítimo y Salida de Mercancías.
  • En cuanto al plan de interoperabilidad, se ha avanzado en aproximadamente un 10%, debido a que solo se cuenta con la matriz de procesos que requieren información de otras instituciones como base.
  • El 31 de julio de 2007 se envío el Informe de Avance del PMG de Gobierno Electrónico al PRYME SEGPRES. El resultado fue remitido por dicha entidad y se está planificando como abordar las sugerencias y observaciones recibidas.
  • Durante los meses de Agosto y Septiembre se ha trabajado en realizar el levantamiento de los procesos que quedaron pendientes de levantar en el informe de avance, en ejecutar y en hacer seguimiento a las iniciativas comprometidas.



Departamento de Auditoria Interna: (15%)

PMG Auditoria Interna: (15%)
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La etapa comprometida para este PMG es la etapa cuatro. Las actividades principales realizadas durante el primer semestre fueron:

  • Para dar cumplimiento a la etapa I, se ha realizado el informe de funcionamiento de la Unidad de Auditoria Interna.  También se realizó, en conjunto con el Departamento de Capacitación del Servicio, un estudio de competencia y necesidades de capacitación del personal que trabaja en este departamento y se coordinan los cursos para el próximo año. Además, en este informe se señalan algunas actividades que realiza el Jefe del Departamento como es la asistencia a reuniones al Comité Regional de Auditoría y al Consejo de Auditoría Interna General de Gobierno, mencionando asistencia y un breve resumen de las materias tratadas.
  • Para dar cumplimiento a la etapa II de este sistema, se realizó el informe de diagnóstico, de cada una de las aduanas, respecto a los procesos, subprocesos, etapas y, riesgos específicos, los que son evaluados en termino de probabilidad e impacto y en lo relativo a los controles que estos tienen asociados. Actualmente se está trabajando en el levantamiento de las matrices regionales.
  • Para dar cumplimiento a la etapa III, que corresponde a la ejecución del plan de auditoria, se han realizado en este Departamento un total de 36 informes de auditoría con sus respectivos programas e Informes ejecutivos, los que han sido enviados al CAIGG en forma oportuna. De estos informes realizados, 26 corresponden a auditorías planificadas, de los cuales, 8 corresponden al cumplimiento de objetivos ministeriales y 18 objetivos institucionales. Asimismo, es importante señalar que se han cumplido todas las actividades de acuerdo al programa establecido a comienzos del año.
  • Para el año 2007 se estableció un programa de seguimiento correspondiente a 17 compromisos que quedaron pendientes de cumplimiento al 31.12.06. De ellos, el 100%  han sido cumplidos, los cuales han sido chequeados en terreno en un 76%, quedando sólo 4 compromisos (24%) por verificar, los que corresponden a la aduana de Arica, para la cual se realizará visita durante el mes de noviembre.
  • En el transcurso del año 2007 se han realizado 39 auditorias, de ellas se han determinado 50 hallazgos, de los cuales 60% se han sido cumplidos por las distintas unidades auditadas.



Departamento de Estudios: (20%)

PMG Planificación, control de gestión: (15%)
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Al igual que el año anterior, la etapa comprometida para este año es la etapa seis. Las tareas realizadas durante el primer semestre corresponden a:

  • Se ha presentado la nueva matriz de definiciones estratégicas del Servicio.
  • Se han elaborado 8 de los 12 reportes con avances mensuales y dos informes trimestrales, dando cuenta del resultado y avances de los indicadores de gestión.
  • Se ha generado el Formulario de Indicadores de Desempeño del Servicio presentados en el proyecto de ley de Presupuestos del año 2008, en donde se incluyó la priorización de estos.
  • Se está preparando el informe para la etapa de prevalidación.


      

                                                                                                        

PMG Gestión Territorial: (5%)
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La etapa comprometida para este PMG es la etapa cuatro. Las actividades realizadas durante el primer semestre corresponden a:

  • Se emitió la resolución que nombra a los Encargados de Gestión Territorial.
  • Cada Dirección Regional envió, los informes correspondientes, a los Intendentes Regionales.
  • Se envió a SUBDERE, el informe correspondiente a un primer avance de ejecución de los compromisos., para su certificación, la cual fue aprobada por dicha institución.
  • Se han realizado capacitaciones por Zona (Norte, Centro y Sur)


Subdirección Administrativa: (13%)                                                                                         

PMG Administración Financiero – Contable: (7%)
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Para este año la etapa comprometida es la etapa siete. Las actividades principales realizadas durante el primer semestre fueron:

  • En cuanto al desarrollo de la Etapa 1, se ha capacitado a un equipo de trabajo competente en procesos financieros contables.
  • Se han realizado los envíos oportunos a DIPRES y Contraloría General de la República de los informes contemplados en las instrucciones para la ejecución de la ley de presupuestos año 2006 y 2007.
  • Se ha realizado en envío oportuno a DIPRES, del Informe cualitativo de ejecución físico-financiera de las iniciativas de inversión.
  • El Servicio acredita antecedentes del cumplimiento del Protocolo de incorporación a plataforma SIGFE.
  • El Servicio acredita antecedentes de certificación del Proyecto SIGFE, con antecedentes de validación definidos según los requerimientos técnicos.
  • El Servicio acredita antecedentes técnicos que velan la operatividad del proyecto SIGFE, (SIGFE transaccional y Homologados). Registra información presupuestaria y financiera con la pertinencia, oportunidad, consistencia, calidad y confiabilidad necesarias para la gestión financiera y la toma de decisiones.



PMG Sistema de Compras y Contrataciones del Sector Público: (6%)
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Para este año, la etapa comprometida es la etapa seis. Las actividades realizadas durante el primer semestre fueron:

  • De acuerdo a lo programado en la etapa I, en el tercer trimestre se han realizado todas las actividades programadas para esta etapa. El informe de evaluación de Chilecompra al 30 de julio, calificó como bajo el avance de esta etapa, debido a que no se realizó el diagnóstico de competencias. Respecto de lo anterior, durante el mes de septiembre se realizó la actividad pendiente, ejecutándose el diagnóstico de competencias de manera satisfactoria.
  • A partir del diagnóstico realizado, durante el mes de octubre se definirán las actividades de apoyo a la capacitación en los temas relevantes y con mayores brechas, que permitan que el proceso de acreditación de los perfiles 1 y 2, sea superado satisfactoriamente por los funcionarios que deban rendir el examen en el mes de enero de 2008.
  • De acuerdo a lo programado en la etapa II, se han ejecutado todas las actividades programadas. Conforme a los requisitos de esta etapa mensualmente se están evaluando los resultados generales y en detalle de los indicadores con el objeto de ejercer y coordinar las acciones correctivas necesarias para alcanzar los estándares exigidos para cada indicador.
  • De acuerdo a lo programado en la etapa III, los análisis de requerimientos institucionales y la definición de las formas de abastecimiento, basado en el plan anual de compras año 2007, se cumplieron satisfactoriamente. El plan de compras para el segundo semestre, se continuará monitoreando respecto de cada uno de los productos o servicios programados, con el fin de obtener una desviación dentro del rango establecido o, en su defecto, registrar las causas de dichas desviaciones con el objeto de fundamentar correctamente el incumplimiento en la ejecución del plan de compras. La evaluación del informe de 30.07.2007, resultó para esta etapa con un nivel de avance regular.
  • De acuerdo a lo programado en la etapa IV, la actividad de elaboración del plan de compras institucional 2008, se ejecutó mediante el Oficio Nº 199 de fecha 05.07.2007; durante el tercer trimestre se comenzó a elaborar el plan de compras 2008, a través del levantamiento de necesidades para el próximo año, con el objeto de que en el mes de diciembre de 2007, en base al presupuesto otorgado se efectúen los ajustes correspondientes.
  • De acuerdo a lo programado en la etapa V, se completó la guía para el diagnóstico de la gestión de abastecimiento proporcionada por la DCCP durante el mes de mayo. Las áreas críticas (brechas) detectadas, están en pleno proceso de mejoramiento a través de la programación de un total de trece actividades (programa de trabajo), con una ejecución del 80%, en estado terminada; entre las que se destacan reuniones con los jefes de apoyo, video conferencias y la confección de un nuevo manual de abastecimiento de acuerdo al Decreto Nº 20 del Ministerio de Hacienda, el cual se espera terminarlo a más tardar durante el mes de octubre de 2007.
  • De acuerdo a lo programado en la etapa VI,  respecto de los proyectos de los años 2004, 2005 y 2006, la evaluación del informe al 30.07.2007, los consideró como finalizados, es decir, con el 100% de ejecución en cada una de las actividades asociadas a cada proyecto y los resultados obtenidos de cada uno de los indicadores alcanzaron los estándares establecidos. Con ello, estos proyectos no se informarán en las tablas de seguimiento, pasando sus indicadores al panel de control establecido en esta etapa.