Comentarios Recibidos
Alejandro Laínez
Gerente General
ANAGENA AG
Por medio del presente, hacemos llegar a Ud. las observaciones de nuestra asociación gremial al proyecto de resolución para la medida Medida N° 10 de la Agenda Normativa, que dicta regulación para la utilización de carpetas de despacho electrónicas, publicado en la sección "Publicación Anticipada" de la página web de vuestro Servicio.
A.- Párrafo I resolutivo, sección "De los Servicios", numeral 2 "De Consulta desde Aduana"
Analizada dicha sección, queda de manifiesto que cualquien funcionario de Aduana puede ingresar a todas las carpetas de cada despachador, en cualquier momento y desde cualquier lugar, sin aviso previo al respectivo despachador.
Estimamos que la redacción de este párrafo no se ajusta a los requerimientos de seguridad, confidencialidad de la información y equidad entre la carpeta tradicional y la carpeta electrónica planteados por nuestra asociación en mail del 18 de noviembre del año pasado.
Teniendo en cuenta que el despachador podrá elegir la custodia del despacho en forma electrónica o manual, creemos que las condiciones planteadas en este párrafo de la resolución no aseguran dichos requerimientos básicos, haciendo que el empleo de carpeta electrónica no sea atractivo para los despachadores.
Por lo anterior, sugerimos a Ud. considerar el desarrollo de un procedimiento sencillo de acceso de los fiscalizadores habilitados a la carpeta electrónica, para fiscalización a posteriori, tal como se efectúa con la fiscalización de las carpetas en papel actualmente, y que señalamos a continuación:
Procedimiento de fiscalización:
1. El Fiscalizador habilitado notificará al despachador, vía sistema, que se fiscalizarán carpetas específicas.
2. El Despachador contará con un plazo de 72 horas para habilitar el acceso a las carpetas especificadas por el fiscalizador (sólo tendrá acceso el fiscalizador que notifica al despachador).
3. La carpeta debería quedar disponible para fiscalización por un plazo específico, sugiriéndose no mayor de 10 días.
4. Cuando el fiscalizador finalice su actividad de fiscalización, la carpeta se cierra y se bloquea su acceso. En la eventualidad que se venza el plazo límite de acceso (sugerido 10 días), la carpeta se cierra automáticamente y se bloquea el acceso, entendiéndose que la acción de fiscalización fue realizada.
5. Al cierre de la carpeta, el fiscalizador debe emitir un reporte que debe quedar registrado en la respectiva carpeta, en el que se deberá indicar los resultados de la fiscalización.
Historial de accesos:
El párrafo citado anteriormente del borrador de la resolución señala que quedará a lo menos registro del identificador del funcionario que realizó la consulta y la fecha y hora de la misma.
Estimamos que el procedimiento de acceso propuesto precedentemente requiere a lo menos de los siguientes registros en cada carpeta que está siendo fiscalizada:
- Individualización del fiscalizador habilitado
- Aduana a la que pertenece
- Fechas y horas de notificación de Inspección, Habilitación de ingreso y cierre de la carpeta
- Fechas y horas de acceso y salida intermedios de la carpeta (actividad entre la habilitación y el cierre de la carpeta)
RESPUESTA DE ADUANA A PREGUNTA A:
Respecto al acceso que tenga el Servicio Nacional de Aduanas a las carpetas de despacho. Se ha considerado sólo parcialmente esta observación:
- No se ha considerado la opción de que el Servicio Nacional de Aduanas requiera de una autorización del agente de aduana por despacho, para ingresar a la información de las carpetas de despacho. Se ha tomado la decisión de que el Servicio de Aduanas, pueda ingresar a la información de las carpetas, siempre que éstas hayan sido dispuestas en formato electrónico, en tiempo real pero dejando una marca y un resultado en cada operación fiscalizada.
La decisión mencionada se fundamenta en lo siguiente: El objeto del uso de la carpeta de despacho en formato electrónico, es permitir además que su uso pueda ser implementado a la brevedad dentro de todo el proceso de despacho. El no contar con acceso en línea y en tiempo real a estos documentos, no permitiría reducir los plazos del despacho y aplicar tecnología para mejorar los tiempos de respuesta de aduana y sus usuarios. El aplicar los tiempos de respuestas propuestos por ANAGENA, a nuestro juicio, no es consecuente con la capacidad de la herramienta que Aduana esta permitiendo usar en reemplazo del papel. La propuesta de ANAGENA, el tiempo de respuesta de los agentes excede el plazo actualmente vigente que es de 48 horas.
- SI se ha considerado necesario dejar registro del identificador completo del funcionario, fecha, hora y el procedimiento de fiscalización por el cuál esta siendo sometido a revisión. La información de detalle de este registro es parte de la definición del estándar de la carpeta, el cuál será publicado 90 días después de la publicación en el diario oficial de esta Resolución.
B. Consultas:
1. Del texto del borrador de resolución no nos ha quedado claro si se podrá exigir la carpeta electrónica para aforos físicos o documentales.
2. Dada la dualidad que permitirá esta resolución (empleo de carpeta física o electrónica, pero no ambas), cabe pensar razonablemente que los fiscalizadores habilitados se centrarán en la fiscalización de carpetas físicas por sobre las electrónicas, en aquellos despachadores que tengan la mayoría de sus carpetas en sistema electrónico, argumentando a priori que las carpetas manuales no han sido migradas al sistema electrónico por estar incompletas.
RESPUESTA DE ADUANA A PREGUNTA B:
Las carpetas de despacho electrónicas podrán ser utilizadas en el procedimiento de aforo físico, documental y examen físico en zona primaria en un despacho, en el mediano plazo. Aduana readecuará sus sistemas, de manera de reconocer en línea si el agente de aduana cuenta con la carpeta en esa etapa del proceso, en formato electrónico o en papel, y por tanto en este momento debieran quedar marcadas para el procedimiento respectivo y vía la opción electrónica o manual. De disponer de un período de tiempo para que el agente de aduana responda y coloque la carpeta a disposición de la aduana, este procedimiento no tendría sentido y por tanto no significaría una mejora al proceso de despacho.
3. ¿Cómo operará la facultad de los despachadores de aduana que, amparados en el Artículo 195 inciso 5° de la O.A., legalizan documentos contenidos en la carpeta? ¿Serán reconocidos estos documentos legalizados por otras instituciones públicas o privadas? Ejemplos: CDA de Salud o SAG, GCP de Tesorería.
RESPUESTA DE ADUANA A PREGUNTA 3:
El numeral 5.2 regula esta materia, en términos generales se permite que el agente de aduana en su calidad de ministro de fé certifique la conformidad del documento digitalizado con su original. Por tanto, el procedimiento de legalización consultado por ANAGENA pasa a ser reemplazado por un proceso de legalización digital, para el cuál el agente deberá utilizar firma electrónica avanzada.
Respecto al uso que esta carpeta electrónica pueda tener por otros Servicios como documentación de base. El Servicio de Aduanas, en el marco de la ventanilla única podría coordinar con los demás servicios.
PRIMER COMENTARIO DE PLANOOK
La normativa propuesta considera un sistema apropiado de almacenaje y consulta de las carpetas, sin ningún requerimiento que no sea posible solucionar con las tecnologías disponibles hoy en día.
A continuación queremos compartir con ustedes algunas ideas y comentarios sobre la normativa, en el espíritu de facilitar su adopción y evitar costos innecesarios en el sistema.
Por otro lado, asumimos que la intención de la aduana, al proponer esta normativa, es que esta sea aceptada con facilidad por la comunidad de agentes y clientes del sistema. Es por esto que en la letra B. de este documento, nos permitimos sugerir algunas ideas que facilitarían la adopción del sistema, tomando en consideración, la opinión de algunos agentes.
PREGUNTA A.
Comentarios y aclaraciones necesarias para el desarrollo del sistema y presentación de la empresa:
1. Solicitamos publicar lo antes posible una definición de las consultas WEB SERVICE, interfaces y todos los eventuales requerimientos del SNA.
Respuesta Aduana: Estos serán publicados 90 días después de la publicación de la Resolución 1315/09 en el diario oficial.
2. Favor publicar a la brevedad, la estructura de la carpeta y de los documentos involucrados.
Respuesta Aduana: Esta será publicada 90 días después de la publicación de la Resolución 1315/09 en el diario oficial.
3. Proponemos que el sistema cuente con reporte de transacciones, de forma que el agente pueda verificar con certeza, quienes han consultado sus archivos, ya sea directamente o a través de WEB SERVICE.
Respuesta Aduana: Su observación será considerada dentro de la definición del estándar de carpeta de despacho que se realice. Esta será publicada 90 días después de la publicación de la Resolución 1315/09 en el diario oficial.
4. El requerimiento de firma electrónica para cada documento, es adecuado, pero si fuera posible utilizar la de tipo simple, en lugar de la avanzada, se conseguiría un importante ahorro en el servidor de firma. Como sabemos, la forma simple garantiza el “No repudio” y la integridad del documento, presentando solamente un menor respaldo legal, ante eventuales conflictos.
Respuesta Aduana: La firma electrónica avanzada es un requisito impuesto a través del oficio Circular N° 379 de fecha 14.12.07, en que el Servicio de Aduanas analiza el marco jurídico imperante y bajo que condiciones es factible el uso de la carpeta despacho electrónica. Por tanto, no se es factible, dado el uso que tiene esta documentación en el contexto de Aduana, reducir a sólo firma simple.
5. Al final de los 5 años que debe permanecer disponible la carpeta, el SNA solicita copia de todos los documentos en medio magnético. Proponemos agregar la posibilidad de entrega vía descarga o transferencia en línea, para evitar costos innecesarios.
Respuesta Aduana: Su observación ha sido incorporada en el marco general de esta regulación, incorporándose lo siguiente en el numeral 6.1
5.1. “….Al término del primer año calendario correspondiente al quinto año, se deberán remitir a la Subdirección de Informática del Servicio Nacional de Aduanas, en soporte físico o permitir la descarga en línea de la referida información.”
6. Con relación a la certificación de empresa proveedora de servicios (N°5, Pág. 3) favor aclarar si podemos evitar el Certificado de iniciación de actividades (Letra f) en el caso de empresa establecida, hace más de 5 años.
Respuesta Aduana: Se ha excluido este requisito.
7. Asimismo favor aclarar contenido del Certificado de obligaciones comerciales (letra i)
Respuesta Aduana: Se ha modificado este requisito por el siguiente: Informe de deuda emitido por la Superintendencia de Bancos e Instituciones Financieras.
PREGUNTA B.
Sugerencias para facilitar la adopción por parte de los agentes:
1. Establecer una credencial individual, para el inspector SNA, el cliente o cualquier otro participante que consulte la carpeta, a través de WEB SERVICE o vía WEB, con el objeto de poder definir responsabilidades, en caso de fuga de información.
Respuesta Aduana: Será considerado en la definición del estandar de la carpeta de despacho.
2. Permitir que en la misma carpeta de despacho, el agente pueda archivar documentos privados, los cuales no serían visibles para fiscalizadores o clientes. Esto estaría regulado por perfiles de acceso y permitirían al agente, guardar planillas de cálculo, borradores y cualquier otro documento ajeno al proceso de fiscalización.
Respuesta Aduana: La regulación establece los requisitos que debe cumplir la carpeta de despacho aduanero, esto no impide que el Agente y el proveedor del sistema puedan libremente contratar la incorporación de servicios adicionales al negocio, y que sean para su uso exclusivo
3. Aceptar como certificación de copia original, la firma en formato simple.
Respuesta Aduana: Como ya lo hemos señalado en la pregunta A-4, la firma electrónica avanzada es un requisito impuesto a través del oficio Circular N° 379 de fecha 14.12.07, en que el Servicio de Aduanas analiza el marco jurídico imperante y bajo que condiciones es factible el uso de la carpeta despacho electrónica. Por tanto, no se es factible, dado el uso que tiene esta documentación en el contexto de Aduana, reducir a sólo firma simple.
RESPUESTA A CONCULTA DE XEROX CHILE
CARPETA DESPACHO ELECTRÓNICA
PREGUNTA 1
Con respecto a la publicación anticipada del marco regulatorio para la operación de carpetas electrónicas, quisiéramos saber si existe un borrador de “El estándar y estructura de la carpeta de despacho electrónica y de los documentos”, o algún borrador de las especificaciones técnicas que nos orienten mejor cual será la plataforma final solicitada. Se solicita publicar esta especificación en borrador en el mismo portal del Servicio, si es posible.
RESPUESTA ADUANA PREGUNTA 1
Los estándares del repositorio, de la carpeta y del servicio web de conexión entre empresa y Aduana, será publicado 90 días después de la publicación de la Resolución 1315/09 en el diario oficial.
Sin embargo, se publicará en borrador para consulta de uds vía la opción “Publicación Anticipada” de nuestra página WEB, con un plazo de antelación prudente a la fecha de publicación.
PREGUNTA 2
Además en la Resolución se menciona que todas las comunicaciones netre el repositorio, los despachadores y el Servicio Nacional de Aduanas deben realizarse vía WebServices. Con respecto a lo anterior, cuál es el objetivo de exigir que la comunicación entre el repositorio y los despachadores sea vía Web Servicies, pues esto obliga a adquirir tecnología a los despachadores, siendo que toda interacción entre ellos pueden ser vía https mediante aplicaciones web, y la comunicación entre el repositorio y la Aduana vía Web Services.
RESPUESTA ADUANA PREGUNTA 2
No se menciona en la norma que la comunicación entre repositorio y agente de aduana deba ser vía WebServices. Sólo se exige esta tecnología en la comunicación empresa prestadora del Servicio y Aduana.
