Compendio de Normas. Anexo 95
Título Primero.- DISPOSICIONES GENERALES.
Artículo 1°. Ámbito de aplicación.- La presente resolución regula la modalidad de presentación y conservación de los documentos que sirven de base para la confección de una destinación aduanera, a través de medios electrónicos, a la que podrán sujetarse los Agentes de Aduana. Dicha modalidad se denominará “carpeta de despacho electrónica”.
Artículo 2°. Definiciones.- Para los efectos de esta resolución, se entenderá por:
a) Acreditación Tecnológica: Proceso a cargo de la Subdirección de Informática que, bajo un marco tecnológico y de seguridad basado en NCh ISO 27.001, ejecuta una revisión del cumplimiento de los lineamientos técnicos y de seguridad, de acuerdo a las especificaciones tecnológicas contenidas en el Anexo N° 2 de la presente resolución, denominado “Especificaciones Tecnológicas y Modelo Operacional de la Carpeta de Despacho Electrónica”.
b) Administrador del sistema de solicitud de carpetas de despacho: Encargado de la Unidad de Análisis e Inteligencia y Gestión de Datos de la Subdirección de Fiscalización del Servicio Nacional de Aduanas, responsable de autorizar a los usuarios del sistema de solicitud de carpetas de despacho, del registro de las claves de acceso, de asegurar la continuidad de operación del sistema y de entregar el soporte respectivo.
c) Bitácora: Registro cronológico de todos los eventos que ocurren en la carpeta de despacho electrónica, conforme al esquema de bitácora XML, señalado en las especificaciones tecnológicas del Anexo N° 2 de la presente resolución.
d) Confidencialidad de la Información: Propiedad por la que la información no está disponible o revelada a individuos, entidades o procesos no autorizados.
e) Disponibilidad de la Información: Propiedad de la información de permanecer accesible y disponible para su uso cuando lo requiera una entidad autorizada.
f) Documento Electrónico: Toda representación de un hecho, imagen o idea que sea creada, enviada, comunicada o recibida por medios electrónicos y almacenada de un modo idóneo para permitir su uso posterior.
g) Documento Digitalizado: Documento electrónico cuyo origen es un documento en soporte papel que, mediante un proceso de digitalización, genera una representación electrónica de dicho documento.
h) Fiscalización a Posteriori: Acciones de fiscalización llevadas a cabo por el Servicio Nacional de Aduanas, con posterioridad al despacho de las mercancías.
i) Integridad de la Información: Propiedad de salvaguardar la exactitud y completitud de los activos de información.
j) Log de Transacciones: Archivos que contienen el registro de las operaciones y de eventos que son almacenados para su posterior análisis.
k) Política de Seguridad de la Información: Documento que define los objetivos, alcances y principios esenciales para la administración, custodia y el uso de los activos de información, velando por su disponibilidad, seguridad, confidencialidad e integridad, acorde a la Política General de Seguridad de la Información del Servicio Nacional de Aduanas y a la normativa legal y reglamentaria vigente.
l) Seguridad de la Información: Toda acción que busque proteger la integridad, confidencialidad y disponibilidad de los activos de información.
m) Sistema de solicitud de carpetas de despacho: Sistema web del Servicio Nacional de Aduanas, para los efectos de solicitar carpetas de despacho a los Agentes de Aduana en la etapa de fiscalización a posteriori.
Artículo 3°. Principios de la carpeta de despacho electrónica.- La carpeta de despacho electrónica estará sujeta a los principios de seguridad, integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información, de acuerdo a la Política General de Seguridad de la Información del Servicio Nacional de Aduanas y a la normativa legal y reglamentaria vigente.
Artículo 4°. Plazos.- Los plazos de días establecidos en la presente resolución son de días hábiles, entendiéndose que son inhábiles los días sábados, domingos y festivos.
Artículo 5°. Notificaciones.- Las notificaciones que deban efectuarse al Agente de Aduana, conforme a la presente normativa, se realizarán a los correos electrónicos que éste haya indicado en el “Formulario de Solicitud de Autorización de Modalidad de la Carpeta de Despacho Electrónica”, según corresponda, contenido en el Anexo N° 1 de la presente resolución.
Título Segundo.- DE LA CARPETA DE DESPACHO ELECTRÓNICA Y DE LA BITÁCORA.
Artículo 6°. Carpeta de despacho electrónica.- La carpeta de despacho electrónica estará conformada por todos los documentos de base, exigidos por el Director Nacional de Aduanas para la confección de la destinación aduanera, sea en formato electrónico o digitalizado, conforme a las exigencias y estándares que se establecen en el Anexo N° 2 de la presente resolución.
Los documentos en papel deberán ser digitalizados, sin perjuicio de que deban mantenerse en su formato de origen, cuando por disposición legal o reglamentaria así se establezca.
Las declaraciones correspondientes a las destinaciones aduaneras deberán ser incorporadas a la carpeta de despacho electrónica digitalizadas, cuando en ellas consten las visaciones, controles o fiscalizaciones que se hubiesen practicado.
La carpeta de despacho electrónica deberá estar conformada únicamente por documentos en formato electrónico o digitalizado, en su integridad.
Artículo 7°. Generación y administración de la carpeta de despacho electrónica.- La carpeta de despacho electrónica podrá ser generada y administrada directamente por el Agente de Aduana, o por un tercero contratado por aquel.
El cumplimiento de los requisitos de la carpeta de despacho electrónica y de las demás exigencias establecidas en la presente resolución, así como de la obligación de presentación y conservación de los documentos, será siempre de responsabilidad del Agente de Aduana, aun cuando contrate los servicios de un tercero.
En su caso, el Agente de Aduana deberá informar los datos del tercero que haya contratado para la generación y administración de las carpetas de despacho electrónicas, la fecha de la convención o contrato suscrito para estos efectos y cualquiera modificación que se produzca en relación a la prestación del servicio. Las divergencias que surgiesen entre el Agente de Aduana y el tercero con quien haya contratado, serán resueltas entre ellos, conforme a la normativa legal vigente.
Artículo 8°. Sistema informático de la carpeta de despacho electrónica.- El Agente de Aduana deberá contar con un solo sistema informático de almacenamiento de sus carpetas de despacho electrónicas. Tratándose de Agentes de Aduana socios de una misma Agencia de Aduanas, podrán utilizar un sistema informático común.
Artículo 9°. Firma electrónica avanzada.- La carpeta de despacho electrónica, los documentos que la conforman o se asocian a ella y la bitácora deberán ser firmados por el Agente de Aduana, mediante firma electrónica avanzada.
Artículo 10°. Bitácora.-Cada carpeta de despacho electrónica que se genere, deberá contar con una bitácora, conforme a las especificaciones tecnológicas contenidas en el Anexo N° 2 de la presente resolución.
Título Tercero.- DEL PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE LA CARPETA DE DESPACHO ELECTRÓNICA.
Artículo 11. Solicitud de autorización de modalidad de la carpeta de despacho electrónica.- Para acceder a la modalidad de presentación y conservación de la carpeta de despacho electrónica, el Agente de Aduana deberá solicitar autorización al Director Nacional de Aduanas, mediante el formulario contenido en el Anexo N° 1 de la presente resolución, ante la Oficina de Partes de la Dirección Nacional del Servicio Nacional de Aduanas.
Tratándose de Agentes de Aduana socios de una misma Agencia de Aduanas, podrán efectuar conjuntamente esta solicitud para utilizar un sistema informático común.
Artículo 12. Tramitación de la solicitud de autorización de modalidad de la carpeta de despacho electrónica.- El formulario presentado, deberá ser derivado al Departamento de Fiscalización de Agentes Especiales de la Subdirección de Fiscalización, dentro de las 24 horas siguientes a su recepción. El Departamento de Fiscalización de Agentes Especiales registrará la solicitud y la remitirá a la Subdirección de Informática del Servicio, para el proceso de acreditación tecnológica, dentro del plazo de 3 días. Si el formulario presenta errores u omisiones, se devolverá la solicitud al interesado, por carta certificada dirigida al domicilio que registre en el Servicio.
Artículo 13. Proceso de acreditación tecnológica.- El proceso de acreditación tecnológica consiste en la revisión, por parte de la Subdirección de Informática, del cumplimiento de las especificaciones tecnológicas de las carpetas de despacho electrónicas que presente el interesado, el que se efectuará conforme al procedimiento contenido en el Anexo N° 3 de la presente resolución, denominado “Pautas de Acreditación Tecnológica Carpeta de Despacho Electrónica”.
Artículo 14. Aprobación del proceso de acreditación tecnológica.- Para obtener la aprobación del proceso de acreditación tecnológica, las carpetas de despacho electrónicas que presente el interesado deberán cumplir las exigencias establecidas en las especificaciones tecnológicas del Anexo N° 2 de la presente resolución.
Artículo 15. Informe de resultados.- La Subdirección de Informática deberá comunicar al Departamento de Fiscalización de Agentes Especiales, respecto del resultado del proceso de acreditación tecnológica, el que podrá ser “aprobado”, “no aprobado” o “desistido”, conforme a las Pautas de Acreditación Tecnológica.
Cuando el resultado haya sido “no aprobado”, el Director Nacional de Aduanas rechazará la solicitud del Agente de Aduana, señalando los motivos de su decisión, de lo cual será notificado.
Cuando el resultado haya sido “desistido”, el Jefe del Departamento de Fiscalización de Agentes Especiales lo comunicará al interesado.
Con todo, el interesado podrá volver a solicitar una nueva autorización, conforme a lo dispuesto en el artículo 11 de la presente resolución.
Artículo 16. Autorización.- Mediante resolución del Director Nacional de Aduanas, se autorizará al Agente de Aduana que haya aprobado el proceso de acreditación, para presentar y conservar las carpetas de despacho electrónicas.
La autorización deberá señalar las condiciones técnicas conforme a las cuales fue aprobada la modalidad, de lo cual será notificado conjuntamente con la lista de IP autorizadas por el Servicio.
Artículo 17. Efectos de la autorización.- Desde la notificación de la autorización, el Agente de Aduana solo utilizará esta modalidad en todos los despachos que tramite, incluyendo aquellos que a la fecha de notificación se encuentren terminados.
El Agente de Aduana deberá conservar las carpetas de despacho electrónicas y los documentos que la conforman o se asocian a ella, por el tiempo establecido en el artículo 7° de la Ordenanza de Aduanas.
Cuando le sean requeridas una o más carpetas de despacho, su obligación de entrega quedará cumplida con poner a disposición del Servicio las carpetas de despacho electrónicas, en la forma y plazos dispuestos en el modelo operacional del Anexo N° 2 de la presente resolución.
Cuando le sean requeridas una o más carpetas de despacho de fecha anterior a la notificación de la autorización, su obligación de entrega quedará cumplida con poner a disposición del Servicio las carpetas en la modalidad de despacho electrónicas, en la forma y plazos dispuestos en el modelo operacional del Anexo N° 2 de la presente resolución.
El Agente de Aduana deberá cumplir con los requisitos y con las exigencias de seguridad, integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información, de acuerdo a lo dispuesto en las especificaciones tecnológicas del Anexo N° 2 de la presente resolución. Asimismo, deberá dar cumplimiento a los requerimientos e instrucciones que se le formulen por los funcionarios fiscalizadores del Servicio, de acuerdo a lo dispuesto en el modelo operacional del mismo Anexo y en el Título Cuarto de la presente resolución.
Título Cuarto.- DEL PROCEDIMIENTO DE FISCALIZACIÓN.
Artículo 18. Fiscalización a posteriori.- Para los efectos de la fiscalización, el Servicio Nacional de Aduanas, podrá requerir, mediante el “Sistema de Solicitud de Carpetas de Despacho”, una o más carpetas de despacho al Agente de Aduana.
El requerimiento se notificará al Agente de Aduana, al correo especialmente indicado para este efecto en el Formulario contenido en el Anexo N° 1 de la presente resolución.
El requerimiento indicará la Aduana solicitante, la fecha y número de la solicitud, el nombre y correo electrónico del funcionario requirente, los datos de las carpetas que se están solicitando, correspondientes al número, tipo y fecha de aceptación de la destinación aduanera, y el código del Agente de Aduana.
Artículo 19. Funcionario autorizado para efectuar el requerimiento.- Los requerimientos de carpetas de despacho electrónicas, solo podrán ser efectuados por los funcionarios debidamente autorizados por el administrador del “Sistema de Solicitud de Carpetas de Despacho”, a quiénes se les asignarán un nombre de usuario y una clave de acceso, que será personal e intransferible.
La asignación de nombre de usuario y clave de acceso, así como la forma de registrar los requerimientos de carpetas de despacho, se efectuarán conforme al modelo operacional contenido en el Anexo N° 2 de la presente resolución.
Artículo 20. Requisitos de la entrega de la carpeta de despacho electrónica.- El Agente de Aduana autorizado conforme a lo dispuesto en el artículo 16, deberá dar cumplimiento a su obligación de entregar la o las carpetas requeridas, mediante el envío de un link URI, por cada una de las carpetas solicitadas, al correo electrónico del funcionario requirente.
El plazo para entregar la carpeta de despacho electrónica será de 2 días, contados desde la fecha del correo electrónico requirente. Este plazo será de 4 días, cuando el requerimiento está referido a 10 o más carpetas, y de 7 días, tratándose de 30 carpetas o más.
Cada link URI deberá cumplir con las exigencias señaladas en el Anexo N° 2, el que deberá permanecer disponible para la visualización y descarga del Servicio Nacional de Aduanas, por un período de 30 días.
Una vez presentado el link URI, no se podrá modificar la carpeta de despacho electrónica ni los documentos de base que la componen o se asocian a ella, a excepción de lo dispuesto en los numerales 3.7 y 3.8 del modelo operacional del Anexo N° 2 de la presente resolución, así como las modificaciones que procedan legal o reglamentariamente.
Artículo 21. Incumplimiento de los requisitos de entrega de la carpeta de despacho electrónica.- Si no se entregasen las carpetas solicitadas, o su entrega fuese defectuosa o incompleta, o no se mantuviesen disponibles para su visualización por el tiempo exigido, el funcionario requirente reiterará la solicitud, formulará los reparos correspondientes o comunicará la indisponibilidad del link, según sea el caso, conforme al procedimiento contemplado en el modelo operacional del Anexo N° 2 de la presente resolución.
No obstante lo dispuesto en el inciso anterior, el Servicio Nacional de Aduanas podrá formular denuncia por el incumplimiento o iniciar un proceso disciplinario, en caso de incumplimientos graves y reiterados.
Título Quinto.- DISPOSICIONES FINALES.
Artículo 22. Renuncia a la modalidad de la carpeta de despacho electrónica.- El Agente de Aduana podrá renunciar a la autorización concedida de acuerdo al artículo 16 de la presente resolución, lo que deberá comunicar por escrito al Director Nacional de Aduanas. Dicha presentación será derivada al Departamento de Fiscalización de Agentes Especiales de la Subdirección de Fiscalización, para su registro.
La renuncia producirá sus efectos a partir de la presentación referida en el inciso anterior, salvo que, a esa fecha se encontrase pendiente el cumplimiento de algún requerimiento efectuado conforme al modelo operacional del Anexo N°2 de la presente resolución.
Artículo 23. La presente resolución se aplicará también a los despachadores de aduana señalados en el inciso 3° del artículo 191 de la Ordenanza de Aduanas y a los Agentes de Cabotaje y Exportación mencionados en el artículo 2° transitorio del mismo cuerpo legal.
Artículo 24. Anexos.-Forman parte integrante de la presente resolución los siguientes anexos: Anexo N° 1 “Formulario de Solicitud de Autorización de Modalidad de la Carpeta de Despacho Electrónica”, Anexo N° 2 “Especificaciones Tecnológicas y Modelo Operacional de la Carpeta de Despacho Electrónica” y Anexo N° 3 “Pautas de Acreditación Tecnológica Carpeta de Despacho Electrónica”.
Descargar Formularios
Anexo N° 1: Formulario de Solicitud de Autorización de Modalidad de la Carpeta Despacho Electrónica
Anexo N° 2: Especificaciones Tecnológicas y Modelo Operacional de la Carpeta de Despacho Electrónica
Resolución N° 1.380 - 01.04.2020
Anexo N° 3: Pautas de Acreditación Tecnológica Carpeta de Despacho Electrónica
Artículo 25. Vigencia.- La presente resolución entrará en vigencia a partir del día 31 de marzo de 2020.
DISPOSICIÓN TRANSITORIA.
Dentro de los primeros seis meses de vigencia de la presente resolución, los Agentes de Aduana autorizados conforme a lo dispuesto en el artículo 16, podrán presentar en formato físico o electrónico, las carpetas de despacho que les sean requeridas en una fiscalización a posteriori, cuando se trate de una destinación aduanera legalizada con fecha anterior a dicha autorización.
Resolución N° 487 - 31.01.2020
