Publicación Anticipada

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Resolución Carpeta de Despacho Electrónica

Comentario #1
Michael Steinmeyer
Gerente de Negocios Editrade

 

A continuación algunas preocupaciones que me surgen de la lectura del borrador de resolución. Atento a sus comentarios.

1. De la acreditación de prestadoras de servicio:

En la propuesta de resolución:

"VI 1.   Los proveedores de servicios de las carpetas de despacho y los agentes de aduana, acreditados, deberán velar por la integridad, disponibilidad, confidencialidad e integración del proceso y de los elementos registrados.” 

En la resolución de Contraloría:

“Ahora bien, no se advierte impedimento para que, de estimarlo necesario, los antedichos auxiliares de la función pública aduanera contraten determinados servicios en cuya virtud se les brinde colaboración en el cumplimiento de esos deberes, incluida aquella que se les proporcione para efectos de la administración y almacenamiento de las correspondientes carpetas electrónicas, lo que, por cierto, no puede importar una alteración de las obligaciones que el ordenamiento jurídico les impone.

Sin perjuicio de lo anterior, debe anotarse que del examen de las normas legales en comento no se prevé la existencia de disposiciones que faculten al Director Nacional para regular el otorgamiento de tal cooperación por parte de terceros ni para fijar restricciones al ejercicio de esa labor.

En razón de lo anterior y atendido que de lo establecido en el artículo 19, N°s. 21 y 26, de la Constitución Política de la República, se advierte que las limitaciones a los derechos que ella garantiza -como acontece con el de desarrollar cualquier actividad económica- deben estar previstas, al menos en sus aspectos básicos, en un precepto legal, es dable concluir que no corresponde que el aludido jefe de servicio fije un régimen de acreditación, autorización y cancelación o término de las empresas prestadoras del servicio de administración de carpetas de despacho electrónicas, como el previsto en su cuestionada resolución exenta N° 2.983, de 2012, pues ello no tiene sustento en la ley (aplica criterio contenido en el dictamen N° 29.554, de 2007, de este Organismo Contralor).”

No estaremos volviendo sobre pasos ya cuestionados? Creo que correspondería no hacer distinción respecto del origen del sistema que se utilice, y en su lugar establecer un método de acreditación universal para todos los interesados en utilizar la modalidad electrónica. Para ello debiese simplemente ampliarse el alcance de III.4:

"La responsabilidad del  agente de aduana, se mantendrá subsistente, independiente de los contratos que celebre con terceros, con el objeto de implementar su sistema de almacenamiento de carpeta de despacho."

2. De la discriminación hacia los proveedores y la necesidad de establecer condiciones que propicien la adopción voluntaria del sistema:

“I. 4.    Las carpetas de despacho de los agentes de aduana que no mantengan contrato con ninguna prestadora de servicio de carpeta o que se mantengan en formato papel, serán solicitadas mediante el correo electrónico generado a través del Sistema de Solicitud de Carpetas de Despacho. Estas carpetas deberán ser presentadas dentro de las 24 horas siguientes al envío de la comunicación. La presentación de la carpeta de despacho, electrónica o en papel, fuera del plazo establecido será sancionada conforme con lo dispuesto en el artículo 176 de la Ordenanza de Aduanas.“

“VII 1. ...Una vez requerida formalmente la carpeta, no podrá ser objeto de cambios o modificaciones.“

Si en la práctica hoy todos los agentes revisan y completan o corrigen la carpeta de papel al momento que le es requerida, previo al envío durante el plazo otorgado para ello, imponer restricciones adicionales al formato electrónico de los prestadores de servicio volverá nula la adopción voluntaria de la modalidad.

No se percibe tampoco el establecimiento de incentivos o condiciones ventajosas para aquellos que elijan la modalidad electrónica.

3. Del Modelo Operacional:

“IX ….el que se entenderá actualizado con la sola publicación de una nueva versión en dicha página, lo que se comunicará mediante correo electrónico al contacto designado por la prestadora de servicios de carpeta de despacho electrónica.”

La resolución tiene una fuerte dependencia con el Modelo Operacional en su aplicabilidad, en consecuencia no debiese estar sujeto a cambios sin la formalidad de una resolución.

Además, el modelo operacional debiese ser aplicado e informado igual para los agentes de aduana con desarrollos propios y las prestadoras de servicio, una vez más no veo razón para discriminar.


Comentario #2

Manuel González Ruiz
Agente de Aduana
Browne Agencia de Aduanas

En el borrador de la Resolución sometida a este proceso de publicación anticipada se indica en el numeral IX " DOCUMETO ANEXO"

"Forma parte integrante de la presente Resolución el documento anexo denominado "Especificaciones del Modelo Operacional y Tecnológico de Carpeta de Despacho Electrónica", el cual contiene el estándar y estructura de la carpeta de despacho electrónica, de los documentos que la conforman y del repositorio, el que será publicado a la brevedad."

A la fecha este anexo no ha sido publicado siendo muy importante para el caso de las carpetas de despacho electrónicas creadas y administradas por Agentes de Aduanas,

Considerando la fecha de vencimiento para los comentarios de la resolución vence el próximo día 27 de Noviembre, y a la fecha no se ha publicado el Anexo mencionado en la misma resolución, se solicita -o bien- se postergue la fecha para efectuar los comentarios por una semana a contar de la fecha en que se publique el modelo operacional y tecnológico, o en su defectgo que se someta al procedimiento de publicación anticipada dicho modelo con los plazos necesarios para efectuar los comentarios técnicos de él.

 


 

 

Comentario #3
Alejandro Laínez
Gerente General Anagena

Por medio del presente, comunicamos a Ud. que nuestra asociación gremial tiene las siguientes observaciones sobre el Borrador de Resolución de carpeta de Despacho Electrónica, publicado en sección Publicación Anticipada de vuestra página web:

 

A.- Observaciones al texto de Resolución, de forma y de fondo:

 

1.    En los Considerandos 2°, 7° y 11° se dictan normas resolutivas que escapan al carácter de “Considerando” y que no están contenidas explícitamente en la sección resolutiva del borrador de Resolución.

2.     Párrafo I.3.: establece que “El  agente de aduana, previa solicitud, deberá poner a disposición del Servicio Nacional de Aduanas la carpeta de despacho electrónica cerrada, en los plazos y forma que se establecen en la presente resolución”. En ningún párrafo del borrador están definidos los plazos y forma.

3.    Párrafo I.4.: Este párrafo sólo considera a los Agentes de Aduana que operarán sin prestadores de servicios de CDE (vale decir, aquellos que desarrollan sus propios sistemas de almacenamiento electrónico) y a aquellos que continuarán operando en formato físico de papel. El párrafo no considera los Agentes de Aduana que operarán con prestadores de servicios de CDE. Estimamos que los plazos de presentación de carpeta de despacho deben ser exactamente iguales para los tres casos (CDE CON Prestador / CDE SIN Prestador / CD Papel), de forma de no discriminar a unos u otros. Los plazos para los tres casos deberían seguir siendo los mismos que actualmente tienen las carpetas en formato papel, que por uso y costumbre son 5 días hábiles.

4.    Párrafo I.6.19.: Se define a las prestadoras de Servicios de CDE. Estimamos que excede a las facultades del Servicio Nacional de Aduanas la definición de requisitos y funciones de las prestadoras de servicios de CDE.

5.     Párrafo II.: “EFECTOS DEL TÉRMINO DE CONTRATO ENTRE LAS PARTES O CESE DE LA ACTIVIDAD”. Este párrafo no tiene ninguna secuencia lógica ni sigue un hilo conductor en la definición de las relaciones entre los Agentes de Aduanas y las Prestadoras de Servicios de CDE. Sugerimos que el párrafo sea ampliado, en carácter de INFORMATIVO, debiendo llamarse “De la relación de Agencias de Aduanas con Prestadoras de Servicios de CDE”, especificando inicio, desarrollo y término.

6.    Párrafo III.: Este título se refiere exclusivamente a las carpetas electrónicas administradas por agentes de aduana con sistemas propios; sin embargo, en ningún otro párrafo de la resolución se refiere a las agencias que contratan servicios de prestadoras de servicios.

7.   Párrafo III.4.: No corresponde que este texto vaya en el Título III, pues se refiere a Agentes de Aduanas que contratan servicios de terceros.

8.  Párrafo IV.1. inciso segundo: Se debe definir claramente cuál es el número de identificación de la operación de destinación aduanera para DIN, DUS y DTI: ¿es el número de despacho o el número de aprobación? Sugerimos que para los tres casos, será el número de despacho. Esta definición debería estar también en Título I.

9.   Párrafo IV.1 inciso cuarto: Sobre los documentos de la CDE que deban ser mantenidos en su formato de origen (papel), solicitamos precisar cuáles documentos y amparados en qué leyes.

10.   Párrafo IV.1 inciso octavo, letra a): se menciona nuevamente el “número identificador” de la carpeta. Ver observación N° 8.

11.   Párrafo IV.1 inciso octavo: define tres estados de la CDE: Abierto, Cerrado y Anulado. Solicitamos crear un cuarto estado de carpeta de despacho, correspondiente a “despacho no tramitado”. Es un despacho generado por el agente, ingresado al Libro Circunstanciado, pero que no se tramita la destinación aduanera.

12.    Párrafo IV.1 incisos 11° y 12°: sobre la bitácora de las CDE, solicitamos la eliminación de estos dos párrafos porque son un desincentivo a la utilización de Carpeta Electrónica de Despacho. En caso de persistir en regular la Bitácora, se debe regular también quiénes, bajo qué condiciones y con qué responsabilidades podrán acceder a la Bitácora.

13.   Párrafo V.1.: sobre la remisión de las carpetas de despacho electrónicas al Servicio Nacional de Aduanas, terminado el plazo legal de responsabilidad del Agente de Aduanas sobre el almacenamiento de las carpetas, estimamos que no procede, dado que los antecedentes ya no tienen vigencia legal.

14.  Párrafo V.3.: No procede que Aduana le pida directamente a terceros que no están bajo su jurisdicción la visualización de las carpetas electrónicas. Toda solicitud de visualización DEBE ser canalizada directamente al Agente de Aduanas respectivo.

15.   Párrafo VI.1.: Señala que “Los proveedores de servicios de las carpetas de despacho y los agentes de aduana, acreditados, deberán velar por la integridad, disponibilidad, confidencialidad e integración del proceso y de los elementos registrados”. De ser pertinente, se debe definir el proceso de acreditación señalado, para proveedores y para agentes de aduana. Por otra parte, dado que Aduana no tiene atribuciones ni facultades para acreditar a terceros prestadores de servicios, se sugiere que solo se acredite al agente de aduana.

16.  Párrafo VII.1.: Se reitera Observación N° 9, de clarificar qué documentos y a qué ley corresponden.

17.   Párrafo IX.: Al momento de efectuar estas observaciones, no se ha tenido a la vista el documento anexo denominado “Especificaciones del Modelo Operacional y Tecnológico de Carpeta de Despacho Electrónica”, el cual contiene el estándar y estructura de la carpeta de despacho electrónica, de los documentos que la conforman y del repositorio.

 

B.- Otras observaciones:

1.    Mientras el anexo “Especificaciones del Modelo Operacional y Tecnológico de Carpeta de Despacho Electrónica” no sea publicado, no es posible opinar a fondo sobre este proyecto de resolución, toda vez que el anexo es parte integral de ella. Por lo anterior, proponemos ampliar el plazo de observaciones de la presente resolución, considerando la publicación del anexo.

2.     El borrador de resolución no señala si la fiscalización es en línea o a posteriori, se debe aclarar esto.

3.   ¿Cuándo un documento del despacho puede ser destruido? Solicitamos definir un momento específico para tal destrucción.

4.    Libro circunstanciado: con el uso del bitácora, el LC queda obsoleto y deja de cumplir utilidad.

5.   ¿Pueden coexistir, para un mismo agente de aduana, carpetas en soporte físico (papel) y en soporte electrónico?

6.    El Art. 7 de la O.A. faculta al Director Nacional de Aduanas, en lo que nos interesa, para autorizar a los Agentes de Aduanas para formar CDE , pero no le autoriza para, por ejemplo, referirse a las empresas prestadoras de servicio, regular sus relaciones comerciales, tipificar infracciones, etc.

Considerando que este proyecto surge de una iniciativa impulsada desde el año 2006 por ANAGENA AG, solicitamos una reunión con el equipo técnico / jurídico / fiscalización de Carpeta Electrónica de Despacho antes de la publicación definitiva de la resolución.

 


 

Comentario #4

María Paulina Achurra
Secretaria General
Cámara Aduanera de Chile-A.G.

OBSERVACIONES PRELIMINARES Y SOLICITUD DE PRÓRROGA DE LA CAMARA ADUANERA DE CHILE, REFERIDAS AL PROYECTO DE RESOLUCIÓN QUE NORMA EL SISTEMA CARPETA DE DESPACHO ELECTRÓNICA, PUBLICADA ANTICIPADAMENTE POR EL SERVICIO DE ADUANAS.  26.11.2015.

 

El señor Director Nacional ha dado a conocer, bajo el sistema de publicación anticipada en el sitio web de Aduanas, un proyecto de resolución destinada a establecer el marco regulatorio de las Carpetas de Despacho Electrónicas, indicando que las observaciones que puedan hacerse al proyecto deben ser presentadas, a más tardar, el día 27 de noviembre en curso.

 

Esta Cámara Aduanera ha procedido a analizar preliminarmente el citado proyecto, el cual merece diversas observaciones de forma y fondo respecto de materias que no hacen sistema con el objetivo perseguido por la resolución misma. Entre las más relevantes podemos señalar las siguientes:

 

1)    Debe señalarse que el Servicio Nacional de Aduanas carece de facultades para regular el otorgamiento de cooperación por parte de terceros – como serían los prestadores de servicios de carpetas de despacho electrónicas – ni para fijar restricciones en el ejercicio de esa labor. Así, por ejemplo:

a)     Se impone que las empresas prestadoras de servicio de carpeta de despacho electrónica sean personas jurídicas, sin que se haga referencia a la posibilidad de que sean personas naturales (apartado I N°6.19 del proyecto);

b)    La obligación a los prestadores de esos servicios de mantener bitácoras de las carpetas en línea para ser consultadas por el Servicio (apartado IV N°1 inciso penúltimo, del proyecto);

c)     Asimismo, se dispone que las empresas proveedoras deberán desarrollar un procedimiento de intercambio y recuperación de los registros específicamente para los respaldos entregados al Servicio de Aduanas. Dicho procedimiento deberá ser seguritizado de manera de evitar fugas de información ante eventuales pérdidas de los medios de respaldo (apartado VI N°5 del proyecto). 

d)    Igualmente, el apartado V N°3 del proyecto indica que “El Servicio de Aduanas solicitará la visualización de una o varias carpetas de despacho electrónica directamente en los repositorios de los prestadores de servicios, quienes deberán notificar en forma electrónica y automática al agente de aduana correspondiente, dejando constancia del aviso en las bitácoras de las carpetas solicitadas.”. 

 

2)    El apartado II N°1 del proyecto regula la situación en que el agente de aduana decida poner término al contrato con la prestadora de servicios de carpeta de despacho electrónica. Para tal evento, dispone la norma que debe notificarse al Servicio en la forma que se indica, la que debe ser efectuada con una antelación mínima de 5 días hábiles respecto de la fecha en que efectivamente concluya la relación contractual.  Es ésta una situación que no condice con la realidad y plantea una hipótesis que, eventualmente, será imposible de cumplir, como resulta de la lectura de la propia norma. Además, se refiere a una relación entre entes privados.

 

3)    El apartado IV N°1 del proyecto, relativo a las carpetas de despacho electrónicas, inciso cuarto, se refiere a que no podrán existir carpetas en que una parte de los documentos sean mantenidos electrónicamente y otros en formato papel, salvo aquellos documentos que la legislación exija que deban mantenerse en su formato de origen. Estimamos que la aplicación de las copias autenticadas por los agentes de aduana, que dispone el artículo 7° inciso tercero, frase final, agregado a la Ordenanza de Aduanas por ley N° 20780, podría analizarse, lo que constituiría un avance en la materia.

 

4)    Lo señalado en el párrafo IV N°2 ”Documentos electrónicos”  requiere, naturalmente, mayor precisión, la que sólo podrá ser obtenida una vez que se cuente con el documento denominado “Especificaciones del modelo operacional y tecnológico de carpeta de despacho aduanera”.

 

5)    El apartado V N°1 del proyecto, después de disponer que  las carpetas de despacho electrónicas deben mantenerse por un plazo no inferior a 5 años, prescribe que dentro del primer año calendario siguiente – es decir, al sexto año – el agente de aduana debe remitir las carpetas al Servicio Nacional de Aduanas. Debe tenerse en consideración que el plazo de 5 años durante el cual debe mantenerse la documentación a disposición del Servicio de Aduanas es suficiente, atendidos los plazos de prescripción, como para que el Servicio pueda efectuar las fiscalizaciones correspondientes. En la práctica, la norma reglamentaria a que hacemos referencia, viene a prorrogar el plazo de 5 años que establece la ley, lo que no se ajusta a las disposiciones vigentes.

 

6)    Aparece claramente en el proyecto de resolución que la generación de los documentos electrónicos deberá someterse a las normas establecidas en un documento denominado “Especificaciones del Modelo Operacional y Tecnológico de Carpeta de Despacho Electrónica”, documento que se señala que será parte integrante de la resolución como anexo de la misma, el que no ha sido dado a conocer. Para tener una opinión fundada respecto de las obligaciones y facultades que se establecen en el proyecto de resolución, parece esencial tener conocimiento acabado y pormenorizado acerca del documento señalado. (apartado IX del proyecto).

 

7)     El proyecto establece (apartado I N°4) la obligación de los agentes de aduana que no utilicen una prestadora de servicios de carpeta, o que mantengan la documentación en papel, de presentar las carpetas dentro de 24 horas siguientes al envío de una comunicación que se remitirá mediante correo electrónico generado por el Sistema de Solicitud de Carpetas de Despacho. Al margen de que no se indica con precisión a qué correo electrónico se refiere la norma, el plazo de 24 horas es muy exiguo para el cumplimiento cabal de la obligación por parte del agente. A mayor abundamiento, parece que es innecesario hacer referencia al artículo 176 de la Ordenanza de Aduanas.

 

8)    Al definir “Disponibilidad” señala que es la certeza de que los usuarios autorizados por Aduana tengan acceso oportuno a la carpeta electrónica, y sus métodos de procesamiento.  (apartado I N°6.7 del proyecto). Estimamos que sería necesario agregar, además de los agentes de aduana, a los funcionarios autorizados por el Servicio.

 

9)    La definición que se contiene del “Documento digitalizado” se refiere únicamente al documento base del despacho cuyo original es en soporte papel (apartado I N°6.9 del proyecto). A los efectos de que también la carpeta electrónica incluya documentos que originalmente sean expedidos en formato electrónico no papel, es necesario considerarlo en el proyecto de resolución.

 

10) Se define a “Reparo” como el “procedimiento por el cual el agente de aduana podrá subsanar defectos menores en la confección de la carpeta de despacho electrónica, según tabla definida en el modelo operacional tecnológico”. (apartado I N°6.17 del proyecto).  En atención a que no se ha dado a conocer el denominado “modelo operacional tecnológico”, no se tienen antecedentes suficientes para saber en qué consisten y en qué circunstancias operan.

 

11)  Lo dispuesto en el apartado VII N°1 del proyecto, en el sentido de que el agente de aduana debe disponer de los documentos en papel para el cumplimiento de las obligaciones establecidas en otros cuerpos legales distintos de la legislación aduanera, parece ser contrapuesto con lo que se señala en el N°1 del apartado IV, inciso quinto, del proyecto, en el que se señala que en su frase final que “Sin perjuicio de lo anterior, el Servicio Nacional de Aduanas podrá solicitar, mediante correo electrónico dirigido al agente de aduana, que se presente dicho documento en su formato de origen.”.

 

Atendido lo expuesto y la circunstancia de que, por una parte, el plazo concedido por el Servicio para hacer observaciones al proyecto ha sido muy exiguo y, por otra, no se tiene conocimiento acerca del documento denominado “Especificaciones del modelo operacional y tecnológico de carpeta de despacho electrónica”, al señor Director ruego se sirva tener a bien conceder un nuevo plazo de un mes contado desde que sean puestas en conocimiento las referidas Especificaciones del Modelo Operacional, para formular observaciones definitivas y colaborar con el Servicio en orden a que el sistema a que se refiere la resolución opere exitosamente.