Carpeta Electrónica
Gerencia de Negocios
HQB
Tomando en consideración que este proyecto es de antigua data, vemos que en estos nuevos documentos está contemplada casi todos los aspecto de la operativa que debiera existir en torno a tan delicado tema, siendo el principal el de la certificación, aún así sería bueno puntualizar en el documento Pautas de Acreditación final algunos aspectos, como ser:
· En punto 2.3, Visita Técnica se indica será en 5 días hábiles, pero deberá considerar que puede ser a diferentes ciudades que la empresa señale, por ej. si tiene sucursales en Regiones y su Site de Computación solo está en Santiago, Concepción, Antofagasta, etc., las visitas deberán ser tanto a ese site como a las sucursales, ya que en ellas solo podrían estar los terminales de enlace con los clientes o nada tecnológico, solo administrativo.
· b) Punto 2.4, aclarar mejor si se queda en Calificación A-, es decir no cumple a totalidad el requisito, pero no afecta el sistema ni los fines previstos, si la PSR puede funcionar o no mientras soluciona eso? O es solo para no perder la “antigüedad” en la postulación?
· c) En punto 3.1 letra e) especificar qué tipo de Titulo Técnico a Nivel Superior se requiere para ser contacto con Aduana
· d) En punto 3.3.6, up time de 7x12, especificar cuál será el periodo de las 12 horas a considerar, ej de 08:00 am a 20:00 pm o de 20:00pm a 08:00 am
· e) En punto 3.4 letra a) aclarar si el tiempo de desconexión de 2 horas es por día, por mes, por año
· f) Punto 4.4.2 indisponibilidad de 28,8 horas anuales, puntualizar que esta cantidad es la sumativa mensual/anual de lo permitido, y no es válido que sea de una vez, ya que equivale a estar 1 día y algo sin servicio.
Finalmente proponer, por experiencia del rubro, que ADUANA pueda licitar por Chilecompra, un numero proporcional de PSR por Ciudad o Región sobre la cantidad de Agentes Aduaneros que existan, esto con la finalidad de que no se genere con el tiempo una cantidad enorme de PSR, las que finalmente pelearan el mercado en base a precio, en desmedro de la calidad del producto final.
Porque decimos “por experiencia”, porque esto mismo pasa en el rubro Digitalización, donde en Agosto pasado debimos agruparnos en una Asociación Gremial, DIGITAL AG, (www.digitalag.cl) para contrarrestar la llegada de empresas, llamadas comúnmente “rifleras”, que distorsionan los precios, la calidad y finalmente perjudican al usuario, logrando a la fecha que las instituciones públicas las usen como referente para llamar a reuniones RFI o a licitar, toda vez que estamos bajo un marco ético-profesional acordado entre pares, y en camino de presentar una moción parlamentaria para lograr la legalización de las imágenes escaneadas.
Gerente General
ANAGENA
A nuestro juicio, éstas ayudarán el éxito de esta importante iniciativa:
A. Observaciones al borrador de Resolución:
1. Párrafos I. 1.4. 6.3 y 6.5: Se da plazo de 24 horas para entregar carpetas en formato papel solicitadas por el Servicio Nacional de Aduanas. Estimamos que este plazo es excesivamente corto, considerando que la usanza y costumbre para este plazo es de cinco días hábiles. Para el caso de formato electrónico, sugerimos que el plazo de entrega sea el día hábil siguiente.
2. Párrafos I. 3.13, 3.14 y 4.4: Los plazos indicados son considerados insuficientes comercial y operativamente para que el Agente de Aduana logre cambiar de Prestadora de Servicio.
3. Párrafo I. 4.6: Se sugiere agregar siguiente frase: Excepto en aquellos aspectos que tengan relación con las obligaciones propias del servicio acreditado, toda vez que esta acreditación la otorga el Servicio Nacional de Aduanas al Prestador de Servicios.
4. Párrafo I. 5.1.4 y 9.2: Especial atención merece este párrafo.
Consulta efectuada por ANAGENA el 02 AGO 2010: "En relación a los documentos que forman la carpeta electrónica (numeral 5), se solicita especificar que a partir de la creación de la carpeta electrónica se pueden destruir los documentos en papel (o especificar el tiempo para ello), e indicar que documentos deben guardarse en papel luego de creada la carpeta, y por cuanto tiempo. Se propone que se especifique que en las DIN sean los certificados de origen que los respectivos tratados exijan contar con el documento original (MERCOSUR, China, Europa) por 3 años, y eventualmente algún otro documento que pueda tener esta misma importancia."
Respuesta cursada por Dirección Nacional de Aduanas: "No es posible determinar, específicamente los documentos que deberán mantenerse en original, ya que ello depende de las normas y exigencias que expresamente establecen los Acuerdos o Tratados. Asimismo, debe considerarse las regulaciones establecidas en esta materia por otros Servicios."
De mantenerse la misma disposición de otros servicios u órganos del Estado de no reconocer documentos electrónicos o digitalizados de la Carpeta Electrónica, tales como Certificados Fitosanitarios, Comprobantes de Pago, Certificados de Origen, Guía de Despacho, Guía Aérea, Conocimiento Rodoviario, etc. etc., el proyecto no tiene sentido en su aplicación pues significará mantener en paralelo en cada carpeta un ejemplar digital y un soporte en papel.
En opinión de ANAGENA, si este párrafo no es adecuado convenientemente, este proyecto será inviable.
5. Párrafo I. 6.3: Por seguridad de los consignantes y consignatarios, y del mismo Servicio de Aduanas, no debería darse la alternativa de permitirse la descarga e impresión de los documentos de las carpetas, salvo que deban ser remitidos a Tribubales.
6. Párrafo I. 6.6: Vencido el plazo de 30 días, se supone completado el proceso de fiscalización, por lo que al cierre de la carpeta deberán ser formalizadas las observaciones e informadas al Agente de Aduana, formulándose simultáneamente las multas y denuncias de los cargos al importador que del proceso surgiesen.
7. Párrafo I. 6.7: La renovación de solicitud sobre una misma carpeta electrónica podrá formularse por única vez y por un plazo de 30 días.
8. Párrafos I. 9.3 y 9.4: Es necesario dejar en claro qué "reparos" no estarán afectos a sanciones.
9. Libro Circunstanciado:
Consulta efectuada por ANAGENA el 02 AGO 2010: "Se propone que el Indice de Carpetas que se menciona en Modelo Operacional, reemplace al actual libro circunstanciado, ya que al considerarse en forma conjunta con los documentos, contiene más información que el actual libro, y por lo tanto no se justifica llevar ambos, y además es un incentivo para que los usuarios se incorporen al sistema.".
Respuesta de Aduana: "En la medida que los Agentes de Aduanas, adopten el sistema íntegro de carpetas electrónicas, se permitirá eliminar el libro circunstanciado."
No se refleja esta solución en la Resolución ni en las Especificaciones Anexas.
B. Observaciones a las Especificaciones del Modelo Operacional y Tecnológico de Carpeta Electrónica de Despacho
10. Párrafo 2.6 Puesta en Marcha:
Consulta efectuada por ANAGENA el 02 AGO 2010: "En el numeral 1.5 se define la oportunidad en que los agentes deben poner a disposición del Servicio las carpetas electrónicas, y de la redacción podría entenderse que es al momento de legalizada la DIN o Aceptado a Trámite el DUS. Si esto fuera así, haría innecesariamente compleja la operación para los agentes de aduana, toda vez que las carpetas, al menos en la revisión a posteriori, no son requeridas sino hasta varios meses después normalmente. Se propone especificar que las carpetas deben estar disponibles dentro de los 30 días posteriores a la legalización de la destinación, o bien dentro de las 24 horas de solicitada por el Servicio."
Respuesta de Aduana: "Este procedimiento será revisado".
Mantenemos la observación planteada, en términos que durante el Periodo de Consolidación la Digitalización de Documentos tenga 30 días de plazo a contar de la fecha de aceptación del Documento Aduanero de Importación y en caso de Exportación, 30 días de plazo a contar de la fecha de legalización. Mantenemos la sugerencia de plazo de 24 horas en caso de ser solicitada la carpeta.
11. Párrafo 2.6 Puesta en Marcha:
En la tabla de actividades y plazos, se consigna que el carácter del empleo de la Carpeta Elcetrónica es OBLIGATORIO, en condición que en el borrador de resolución se declara que es optativo y voluntario.
Manuel González Ruiz.
Agente de Aduana.
En relación al borrador de resolución por medio de la cual se dictan las regulaciones para la utilización de carpetas de despacho electrónicas me permito hacer las siguientes consultas y comentarios:
1) En el numeral 5.1.6 se indican los únicos tres estados permitidos para las carpetas de despacho electrónicas , estos son :
- Abierta
- Cerrada
- Anulada
Se puede desprender de lo señalado que una carpeta “cerrada” , se produce cuando se han incorporado todos los documentos de base que amparan la destinación aduanera, encontrándose con firma electrónica avanzada cada documento, la bitácora y la carpeta.
Esto da a entender que una vez cerrada la capeta, y firmada con firma avanzada no se le pueden incorporar nuevos documentos. Es necesario tener la posibilidad de que una carpeta cerrada pueda ser nuevamente abierta debido a la posibilidad de agregarle algún documento o gestión que se pueda generar con fecha posterior al cierre inicial de la carpeta.
Esta necesidad de volver a abrir una carpeta se da principalmente en los casos de solicitudes de devoluciones de derechos por aplicación de los tratados comerciales o de libre comercio suscritos con nuestro país, en que la prueba de origen es recibida con fecha posterior a la tramitación de la Declaración de Importación, la cual se presentó bajo el régimen general de importación, en la mayoría de los tratados el plazo para solicitar esta devolución de derechos es de un año a contar de la fecha de la legalización de la DIN.
Es por ello que con posterioridad al cierre de la carpeta del despacho , y en caso de solicitar devolución de derechos , sería necesario agregar los documentos pertinentes a esta solicitud como es , el certificado de origen , la SMDA que modifica la DIN, y la Resolución de devolución emitida por la Aduana de tramitación.
Existen muchas otras situaciones que pueden ocasionar que una carpeta debe ser reabierta, por lo que se siguiere crear un estado de “carpeta reabrierta” quedando registrado en la bitácora el motivo de esta reapertura , y los nuevos documentos digitalizados en ella, como también quedando registrado en nuevo cierre.
2) Comparto los comentarios realizados por Anagena, destacando la importancia de dejar claramente establecido el requisito de los documentos que por obligación deben ser mantenidos en “ORIGINAL”, como lo es el Certificado de origen en la aplicación de preferencias arancelarias en los tratados comerciales.
Es importante que Aduana deje claramente establecido como se debe demostrar y justificar que al momento de la presentación de las declaración de Ingreso se contaba con la prueba de origen original , salvo que se establezca un periodo de tiempo adecuado para mantener dicho documento en soporte de papel y además que debe ser el original, el deberá ser entregado a Aduana cuando así lo requiera, creo que es prudente que debería mantenerse en un plazo no inferior a un año.
3) Esta resolución no hace ninguna mención a como proceder cuando una Destinación Aduanera es sujeto de Aforo físico o documental.
Ignacio Troncoso U.
Gerente General
PLANOK
1) Incorporación de firma avanzada para documentación de origen papel (Pág. 2).
Favor confirmar si la firma Avanzada es solo para documentos escaneados de origen papel, o también para los documentos de origen digital. Proponemos que esta firma sea simple y que solo la carpeta como un todo utilice firma avanzada.
(Ver comentarios a documento técnico, abajo)
2) La legislación exija la existencia de un Determinado documento en formato de origen (Pág. 3).
¿Si la documentación fue firmada con firma electrónica avanzada por el agente, igual la aduana puede pedir el documento de origen (papel)?
Proponemos aclarar bien este requerimiento y solicitar a la DIRECON o autoridad pertinente la renegociación de los tratados que exigen el documento en papel.
Pauta de acreditación carpeta electrónica
1) 3.4. Performance de los Servicios:
Se debe especificar si el tiempo de respuesta es contra la conexión (mencionado en la especificación del sistema), o contra la descarga de la carpeta o un documento en específico dentro de la carpeta solicitada.
También debe precisar las condiciones que serán medidas las velocidades de respuesta en la certificación. Por ejemplo:
Peso de los archivos (cantidad de carpetas a descargar)
Punto de medición (¿puerta del data center o oficina de aduana?)
Con que equipo y en que condiciones de red se realiza la medición
2) Se deben resguardar secretos de negocio implementados por el operador en su solución, en especial los de valor agregado al negocio, para esto es recomendable un NDA.
3) Favor definir procedimiento de fiscalización periódica.
4) Debe definirse el nivel profesional y título requerido para el contacto con la Aduana.
Documento Técnico Sobre CDE
(3.2.b): Se menciona soportar navegadores modernos de manera explícita. Se debe confirmar si esto deja fuera a navegadores antiguos como iexplorer 6, Chrome, Mobile y Opera.
3.3.6.d) Definir claramente el 7x12, alcances en resolución o apertura de ticket
- Con relación a la firma electrónica, sugerimos lo siguiente:
- Se recomienda el uso de dispositivos de firma masivos, como HSM (fips-140 nivel 2) aptos para FEA (firma electrónicas avanzadas)
- Definir detalles de la validez de la firma en situaciones de suspensión de éstas y procedimientos de subrogancia (ante licencias de los agentes de aduana)
- Recomendación de uso de firmas de raíz mundial, es decir, generadas por entidades que posean cobertura mundial, y un sistema en línea de verificación como OCSP, así por ejemplo al abrir un archivo en cualquier parte del mundo se puede verificar su integridad y valides independiente del medio o software por el cuál es visualizado. (ejemplo: acrobat pdf reader)
- Recomendación de extender las operaciones para ser ejecutadas en dispositivos móviles, incluyendo proceso de firma a distancia (dentro del área nacional) y posibilidad de extender a global (roaming)
