Resolución Exenta N° 1315
Establece el marco regulatorio de las carpetas de despacho electrónicas por parte de los Agentes de Aduana.
VISTOS:
Lo dispuesto en la Ordenanza de Aduanas, en la Ley 19.799, sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma y en la Ley 19.880, que establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado.
El Decreto Supremo Nº 77/04, Decreto Supremo Nº 81/04, Decreto Supremo Nº 83/04 y Decreto Supremo Nº 158/06, todos del Ministerio Secretaría General de la Presidencia.
Los Instructivos Presidenciales Nº 5/01 que imparte instrucciones para el Gobierno Electrónico, y Nº 8/06, sobre transparencia activa y publicidad de la información de la Administración del Estado.
La Resolución Nº 4928 de 28.12.01, del Director Nacional de Aduanas, que dicta las normas sobre el uso de la firma electrónica en la documentación y tramitación que se realice ante el y desde el Servicio Nacional de Aduanas mediante transmisión electrónica de datos a través de las Redes Públicas de Internet.
La Resolución Nº 1.300/06, del Director Nacional de Aduanas, sobre Compendio de Normas Aduaneras.
CONSIDERANDO:
Que, constituyen obligaciones de los despachadores de aduana, entre otras, confeccionar la declaración de destinación aduanera conforme con los documentos de base que se requieran, de acuerdo con lo establecido por el Director Nacional de Aduanas; formar con dichos documentos de base la carpeta de despacho, y, conservar los documentos relativos a la operación aduanera por un plazo de 5 años.
Que, se hace necesario establecer un sistema de conservación que incorpore los adelantos tecnológicos, generando consecuentemente una facilitación en la fiscalización por parte de Servicio y en el archivo, mantención y conservación de los documentos que han servido de base para una destinación aduanera por parte del Agente de Aduanas.
Que, de acuerdo con la legislacion vigente es posible que el Agente de Aduanas confeccione las carpetas de despacho en formato digital y, que de esta manera, cumpla con la obligación aduanera de conservación de los documentos de base utilizados en el despacho. Para tal efecto, deberá cumplir con los requisitos y procedimiento que en tal sentido se establece en esta resolución, debiendo procurar los mecanismos electrónicos suficientes para el adecuado resguardo de la información, que deberá conservar por el plazo establecido en la Ordenanza de Aduanas y sujeto a las responsabilidades establecidas en el mismo cuerpo legal.
Que, la creación de carpetas de despacho en forma electrónica por parte del Agente de Aduanas es optativa, pudiendo mantener carpetas de despacho en formato papel y en formato electrónico.
Que, en caso de optar por la mantención en formato electrónico de la carpeta de despacho, la fiscalización que efectúe el Servicio de Aduanas se realizará a los documentos electrónicos o digitalizados que se incorporen a la carpeta.
Que, es necesario dictar las instrucciones que regulen el marco normativo y
TENIENDO PRESENTE las normas citadas, las facultades que se me otorgan el decreto con fuerza de ley Nº 329 de 1979, del Ministerio de Hacienda, Ley Orgánica del Servicio Nacional de Aduanas; en el decreto ley Nº 2.554, de 1979 y la Resolución Nº 1.600/08 de la Contraloría General de la República, sobre exención del trámite de toma de razón, dicto la siguiente:
R E S O L U C I O N :
I.- ESTABLÉCESE el marco regulatorio de las carpetas de despacho electrónicas por parte de los Agente de Aduana.
1. Disposiciones Generales
1.1. La presente norma establece los requisitos que deberán cumplir los Agentes de Aduanas y las empresas prestadoras de servicio de digitalización, almacenamiento y administración de carpetas de despacho, así como las características mínimas de los documentos electrónicos que conforman dichas carpetas.
1.2. La finalidad de esta norma es asegurar que en el uso, almacenamiento y administración electrónica de las carpetas de despacho se cumpla con la legislación y normativa actualmente en uso bajo el formato papel de dichas carpetas, tales como integridad de la información, disponibilidad de ella, acceso desde el Servicio Nacional de Aduanas, entre otros.
1.3. El Agente de Aduanas podrá mantener carpetas de despacho en formato papel y en formato electrónico. Sin embargo, cada carpeta deberá estar compuesta íntegramente en uno de los dos formatos, de tal manera que todos los documentos que conforman una carpeta en particular deberán tener la misma naturaleza.
1.4. El Agente de Aduanas deberá optar por poner a disposición del Servicio Nacional de Aduanas la carpeta de despacho electrónica, desde la fecha que la declaración se encuentre legalizada en el caso de la DIN y cuando se encuentre aceptada a trámite en el caso de DUS, o una vez concluidos los trámites, gestiones y demás operaciones que se efectúan ante este Servicio, en relación con las destinaciones aduaneras
2. Definiciones
Para los propósitos de esta norma, se entenderá por:
2.1. Autenticación: Proceso de confirmación de la identidad del usuario que generó un documento electrónico o carpeta electrónica y/o que utiliza un sistema electrónico ya sea para consultar, modificar, eliminar, etc.;
2.2. Carpeta Despacho Electrónica: Expediente electrónico conformado por todos los documentos de base exigidos por el Servicio Nacional de Aduanas, para la confección de una destinación aduanera determinada.
2.3. Certificado firma electrónica: Certificación electrónica que da fe del vínculo entre el firmante o titular del certificado y los datos de creación de la firma electrónica;
2.4. Código del Agente de Aduana: Código único identificador del agente otorgado por resolución de Aduana, de acuerdo con el Anexo Nº 51 de la Resolución Nº 1.300/06.
2.5. Confidencialidad: Aseguramiento de que el documento electrónico y carpeta electrónica sea conocido sólo por quienes están autorizados para ello;
2.6. Disponibilidad: Aseguramiento de que los usuarios autorizados tengan acceso oportuno al documento electrónico y carpeta electrónica, y sus métodos de procesamiento;
2.7. Documento electrónico: Toda representación de un hecho, imagen o idea que sea creada, enviada, comunicada o recibida por medios electrónicos y almacenada de un modo idóneo para permitir su uso posteriores;
2.8. Documento digitalizado: Es un documento electrónico cuyo origen es un documento en soporte papel el cual, mediante un proceso de digitalización ya sea con escáneres, cámaras fotográficas digitales, o cualquier otro sistema de digitalización de documentos, genera una representación electrónica de dicho documento;
2.9. Documento reservado: Aquellos documentos cuyo conocimiento está circunscrito al ámbito de la respectiva unidad del órgano a que sean remitidos, en virtud de una ley o de una norma administrativa dictada en conformidad a ella, que les confiere tal carácter;
2.10. Firma electrónica avanzada: Aquella certificada por un prestador acreditado, que ha sido creada usando medios que el titular mantiene bajo su exclusivo control de manera que se vincule únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, permitiendo la detección posterior de cualquier modificación, verificando la identidad del titular e impidiendo que desconozca la integridad del documento y su autoría;
2.11. Indexación: Operación de ordenar los registros contenidos en un documento, archivo o elemento de manera especial, en función de ciertos parámetros definidos previamente;
2.12. Integridad: Salvaguardia de la exactitud y totalidad de la información y de los métodos de procesamiento del documento electrónico y carpeta de despacho electrónica, así como de las modificaciones realizadas por entes debidamente autorizados;
2.13. Interoperabilidad: Capacidad que permite a sistemas heterogéneos, operar y comunicarse entre sí;
2.14. Metadato: Datos que proporcionan información o documentación acerca de otros datos o documentos administrados en alguna aplicación o ambiente;
2.15. Número de despacho: Se entiende por número de despacho, número interno de despacho que el Agente de aduana asigna a la operación desde el momento de su generación;
2.16. Repositorio: Estructura electrónica donde se almacenan documentos electrónicos;
2.17. Prestadora de Servicios de Carpetas de Despacho Electrónicas: Personas jurídicas nacionales, que otorguen el servicio de administración (creación, modificación, conservación, control, etc.), acceso y disponibilidad de las carpetas de despacho electrónicas;
2.18. Política de Seguridad: Conjunto de normas o buenas prácticas, declaradas y aplicadas por una organización, cuyo objetivo es disminuir el nivel de riesgo en la realización de un conjunto de actividades de interés, o bien garantiza le realización periódica y sistemática de este conjunto;
2.19. XML Schema: Lenguaje (gramática) para especificar esquemas de XML.
3. De las Prestadoras de Servicios de Carpetas de Despacho Electrónicas
3.1. Las prestadoras de servicios de carpetas de despacho electrónicas, deberán ser autorizadas por resolución del Director Nacional de Aduanas para ofrecer y prestar sus servicios. Dicha resolución deberá anotarse en el registro que se cree para tal efecto en el Departamento de Agentes Especiales de la Subdirección de Fiscalización.
3.2. Con el objeto de obtener la autorización respectiva, la prestadora de servicios deberá remitir una solicitud escrita al Director Nacional, acompañando los antecedentes que acrediten el cumplimiento de los requisitos técnicos exigidos en esta norma y los que se señalan en los números siguientes.
3.3. La Subdirección de Informática del Servicio o quien ella designe, deberá emitir un informe que se pronuncie sobre el cumplimiento de los requisitos técnicos exigidos en esta norma y de las componentes tecnológicas y operacionales de la solución presentada. En caso de existir dudas la Subdirección de Informática podrá solicitar información complementaria.
3.4. Las peticionarias deberán estar constituidas como personas jurídicas, tener por objeto principal la creación, modificación, conservación y administración de documentos electrónicos y digitales. Su capital social pagado no podrá ser inferior a 2.500 Unidades de Fomento a la fecha de su autorización.
3.5. Se deberá adjuntar a la solicitud, además de los antecedentes señalados en el número 3.2 anterior, los siguientes documentos:
a) Escritura Pública de constitución de la sociedad y sus modificaciones en original o copias legalizadas ante Notario Público.
b) Copia de inscripción en el Registro de Comercio con Certificado de Vigencia no superior a 60 días.
c) Fotocopia autorizada ante Notario Público del RUT (Rol Único Tributario) de la sociedad.
d) Instrumento público en que conste la personería del representante de la empresa solicitante o copias autorizadas ante Notario Público.
e) Certificado de Antecedentes para Fines Especiales del representante o representantes legales, socios, directores y administradores, según corresponda. Tratándose de sociedades anónimas abiertas, no será necesario presentar certificado respecto de los accionistas.
f) Informe de deuda emitido por la Superintendencia de Bancos e Instituciones Financieras.
g) Declaración simple acerca de no encontrarse actualmente en situación de insolvencia.
h) Certificado de no figurar en el registro de quiebras emitido por la Superintendencia de Quiebras; tanto la persona jurídica como su representante o representantes legales, socios, directores y administradores. Tratándose de sociedades anónimas abiertas, no será necesario presentar certificado respecto de los accionistas.
i) Experiencia de a lo menos 3 años en el desarrollo de servicio de administración (creación, modificación, conservación, consultas, etc.) de documentos en formato electrónico.
j) Indicar carteras de clientes, indicación de nombre de contacto para corroborar la información entregada.
k) Informe técnico que indique las principales características de la solución tecnológica de la prestadora, debiendo incluir, a lo menos:
i Arquitectura tecnológica (hardware central y de comunicaciones, Software básico, software aplicativo)
ii Plataforma operativa,
iii Modelo operacional,
iv Sistema de respaldo y recuperación de datos.
v Descripción de sistema de consulta para Aduana y Agentes (descripción funcional y técnica)
vi Modelo de integración e intercambio de documentos,
vii Modelo de entrega de información a la Aduana al termino de los 5 años.
viii Modelos de seguridad de la solución.
ix Modelo de soporte a los usuarios.
l) Entregar los siguientes información sobre:
l.1. Políticas y estándares sobre los cuales basa:
i Seguridad.
ii Respaldo.
iii Mantención de Plataforma.
iv Comunicaciones.
v Continuidad de negocio.
l.2. Certificaciones de la empresa y/o el
i Sobre seguridad informática.
ii Proceso de desarrollo y calidad.
iii Plataforma.
iv Buenas Prácticas y otros atingentes.
m) Declaración simple que autorice al Servicio Nacional de Aduanas para que, en cualquier momento, pueda efectuar fiscalizaciones con el objeto de verificar el cumplimiento de las normas que regulan a las Prestadoras de Servicios de Carpetas de Despacho Electrónicas, pudiendo solicitarle información documental o efectuar visitas a las instalaciones.
3.6. Designar a una persona en calidad de contacto con el Servicio Nacional de Aduanas. Esta persona deberá estar en posesión de, a lo menos, un título técnico de nivel superior.
3.7. Presentar el plan de contingencia de las funciones críticas, que asegure la continuidad de las operaciones básicas de su sistema.
3.8. La solicitud de inscripción en el registro será revisada por el Departamento de Agentes Especiales de la Subdirección de Fiscalización, dentro de un plazo máximo de 20 días hábiles contados desde la fecha de recepción de la totalidad de los antecedentes requeridos, al término del cual se comunicará al solicitante el resultado de su solicitud.
3.9. La solicitud de autorización será rechazada cuando el solicitante no cumpla con alguno de los requisitos establecidos en esta resolución o por otros motivos fundados cuando exista una causal que haga aconsejable su denegación. El rechazo implicará que el proceso de autorización deberá iniciarse nuevamente.
3.10. El Servicio de Aduanas autorizará a la empresa por un plazo de 3 años. Al término de dicho período la empresa deberá volver a certificar el cumplimiento de los requisitos exigidos por el Servicio para obtener la calidad de prestadora de servicios de carpeta de despacho electrónica.
3.11. Obligaciones generales de las prestadoras de servicios de carpeta de despacho electrónica:
a) Contar con reglas sobre prácticas de recepción, envío y almacenaje de documentos que sean objetivas y no discriminatorias y comunicarlas a los usuarios de manera sencilla.
b) Mantener un registro de acceso público de los Agente de Aduanas que mantienen sus carpetas de despacho electrónicas, en el que quedará constancia de los vigentes y los que hayan sido cancelados.
3.12. Publicar en su sitio web la resolución de aduana que lo autoriza a operar como proveedor de servicios de carpeta de despacho electrónica.
3.13. El Servicio Nacional de Aduanas podrá cancelar la autorización a una Prestadora de Servicios de Carpetas de Despacho Electrónicas, cuando sea solicitada voluntariamente por éste o cuando se verifiquen algunas de las siguientes causales:
a) Si la Prestadora de Servicios de Carpetas de Despacho Electrónicas dejare de cumplir con cualquiera de los requisitos, exigencias u obligaciones contenidas en la presente resolución, en la resolución que acepta su operación, o de cualquiera otra disposición que le sea aplicable y que regule su operación ante el Servicio de Aduanas. Sin perjuicio de lo anterior, en casos debidamente calificados, el Director Nacional podrá otorgar un nuevo plazo para que la Prestadora de Servicios de Carpetas de Despacho Electrónicas, subsane el incumplimiento observado previa solicitud escrita por parte del representante legal de la entidad.
b) Si la Prestadora de Servicios de Carpetas de Despacho Electrónicas fuere declarado en quiebra o cayera en insolvencia.
c) Por resolución fundada del Director Nacional de Aduanas, cuando las circunstancias de hecho lo justifiquen.
3.14. Cuando la cancelación se funde en alguna de las causales señaladas en las letras del número 3.13. el Servicio Nacional de Aduanas, comunicará la decisión adoptada a los Agentes de Aduanas que tengan contratada a la prestadora cancelada con el objeto que trasladen las carpetas de despacho a una prestadora habilitada. Lo anterior significa que no podrán operar con dicha prestadora desde la fecha de notificación, la cual se entenderá como la fecha de publicación en la página Web del Servicio de la cancelación respectiva.
3.15. En caso que el Servicio cancele la autorización a la prestadora, el agente de aduanas deberá notificar al Servicio la nueva prestadora contratada, dentro de los 30 días siguientes a la comunicación de cancelación.
3.16. En el caso de cesar voluntariamente, la prestadora de servicios de carpeta electrónica deberá comunicar, con una antelación superior a dos meses, al Servicio Nacional de Aduanas y a cada uno de los Agente de Aduana que tengan contratado el servicio de carpeta de despacho electrónica vigente con ellos.
4. De los Agente de Aduana
4.1. Los sistemas informáticos de carpetas de despacho electrónicos creados y administrados por un Agente de Aduanas, se regirán por lo dispuesto en esta resolución, con excepción de lo establecido en los números 3.4 y 3.5, sin perjuicio de lo anterior, les será íntegramente aplicable lo dispuestos en las letras k) y l) del numeral 3.5.
4.2. El Agente de Aduana sólo podrá administrar su propio sistema informático de almacenamiento de carpetas de despacho electrónico, salvo en el caso de sociedades de Agentes de Aduanas en que se podrá utilizar un repositorio común para los socios.
4.3. En caso que el Agente de Aduana no administre su sistema propio deberá operar con empresas autorizadas por el Servicio Nacional de Aduanas para ofrecer y prestar el servicio de almacenamiento electrónico de carpetas de despacho. En este caso, deberá informar por escrito a la Subdirección de Informática el nombre de la empresa seleccionada y fecha en la comenzará a utilizar sus servicios.
4.4. El Agente de Aduanas deberá notificar por escrito al Subdirector de Informática del Servicio Nacional de Aduanas, con una anticipación mínima de 15 días hábiles antes de comenzar a operar una prestadora.
4.5. En caso de que el Agente de Aduanas decida poner término al contrato con la prestadora de servicios de carpetas de despacho electrónicas, notificará por escrito al Subdirector de Informática del Servicio Nacional de Aduanas, con una antelación mínima de 15 días hábiles de la fecha en que efectivamente concluya la relación contractual, informando el nombre de la nueva prestadora contratada, si va a operar por su cuenta o si va a dejar de operar bajo la modalidad de carpetas de despacho electrónicas
4.6. Cuando el Agente de Aduanas cambie de Prestadora de Servicios de Carpeta de Despacho, deberá señalar, en la notificación al Servicio, la información tanto de la prestadora anterior como de la nueva, y el día exacto en que comienza a operar con la nueva prestadora.
4.7. Ante cualquier cambio de proveedor, modalidad de almacenamiento de las carpetas electrónicas o término de las operaciones, el Agente deberá proporcionar el respaldo completo de las carpetas al Servicio de Aduanas.
4.8. Las cuestiones que surjan de la aplicación del contrato suscrito entre el agente de aduanas y la Prestadora de Servicios de Carpetas de Despacho electrónicas, se resolverán, entre las partes, conforme con el ordenamiento legal vigente.
5. De la Generación
5.1. De las Carpetas
5.2.1. La generación y administración de las
carpetas de despacho electrónicas quedarán sujetas en todo a las normas
señaladas en el párrafo 2° del título III (arts.
5.2.2. El identificador de la carpeta será el código del agente y número de despacho de la destinación aduanera.
5.2.3. No podrán existir carpetas donde una parte de los documentos sean mantenidos electrónicamente asociados a esta carpeta, y otra parte de los documentos sean mantenidos exclusivamente en formato papel.
5.2.4. El estándar y estructura para las carpetas de despacho electrónicas será regulado por el Servicio Nacional de Aduanas.
5.2. De los Documentos
5.2.1. Los documentos que conformarán la carpeta electrónica de despacho podrán ser originados ya sea a partir de documentos en soporte papel o de documentos generados electrónicamente en sistemas informáticos en los cuales el Servicio Nacional de Aduanas tenga parte o interopere.
5.2.2. La generación de un documento electrónico a partir de un documento en soporte papel se efectuará mediante un proceso de digitalización, ya sea con escáneres, cámaras fotográficas digitales, o cualquier otro sistema de digitalización de documentos, siempre que su resolución mínima de digitalización sea de 200 por 200 píxels por pulgada cuadrada.
5.2.3. Las empresas prestadoras de servicios de Carpeta de Despacho deberán proveer el sistema de visualización en formato “pdf” de los documentos almacenados electrónicamente. El proceso de digitación debe velar por la legibilidad de los documentos al aplicar criterios de comprensión de imágenes.
5.2.4. La carpeta electrónica estará conformada íntegramente por los documentos de base, digitalizados y/o electrónicos, exigidos para la tramitación de la destinación aduanera.
5.2.5. El estándar y estructura de los documentos
será regulado por el Servicio Nacional de Aduanas. En todo caso los documentos
deberán regirse según lo establecido en el párrafo 1° del título III (arts.
5.2.6. El documento deberá contener metadatos que permitan el seguimiento de la vida útil de dicho documento. Como mínimo deberá quedar registrado el número de despacho al cual se asocia el documento, tipo y número de documentos. Además deberá quedar registrado el número total de páginas que conforman el documento.
5.2.7. La incorporación o asociación de un documento electrónico o digitalizado a la carpeta de despacho electrónica correspondiente, tiene como requisito que dicho documento sea firmado electrónicamente. Esta firma electrónica deberá ser una firma electrónica avanzada.
5.2.8. Cada uno de los documentos emitidos en formato papel deberá ser incorporado íntegramente, por las dos caras en caso que ambas contengan información, en forma digital a la carpeta de despacho electrónica. Previamente el Agente de Aduana deberá certificar, en su calidad de ministro de fe, la conformidad del documento digitalizado con su original, esta certificación deberá constar en el documento digitalizado.
5.2.9. A su vez, al momento de incorporar o asociar un documento electrónico o digitalizado a la carpeta de despacho electrónica correspondiente, deberá existir un proceso automático que valide la indexación del documento a la carpeta correspondiente y no a otro despacho.
5.2.10. Se entiende que los documentos que conforman las carpetas de despacho, así como la carpeta de despacho en sí se deben considerar como documentos reservados circunscritos al ámbito de aplicación de las actividades propias del quehacer de Aduanas.
6. Del Repositorio
6.1. Las carpetas de despacho electrónicas, así como sus documentos electrónicos asociados, deberán mantenerse en repositorios accesibles por medios electrónicos desde el Servicio Nacional de Aduanas por un plazo no inferior a 5 años desde la fecha de creación de la carpeta. Al término del primer año calendario correspondiente al quinto año, se deberán remitir a la Subdirección de Informática del Servicio Nacional de Aduanas, en soporte físico o permitir la descarga en línea de la referida información.
6.2. La Prestadora de Servicios de Carpetas de Despacho Electrónicas deberá contar con servicios Web que permitan a Aduana obtener en línea un listado con la información de las carpetas en formato electrónico por el Agente de Aduana (número interno despacho, RUT y nombre del cliente, fecha y hora de creación). Al momento que se efectúe esta transacción, el sistema del proveedor del servicio deberá registrar esta transacción.
6.3. El resultado de las consultas deberá proveer una visualización tanto en html como en pdf del documento en cuestión.
6.4. Deberá permitirse la impresión de una copia de los documentos o carpetas consultadas. Para lo anterior se deberá contar con mecanismos que permitan verificar la integridad y autenticidad de los documentos impresos con relación a los electrónicos.
6.5. Se deberá permitir la descarga de los documentos o de carpetas de despacho. Esta descarga deberá ser realizada en formato “pdf protegido”.
6.6. El estándar y estructura del repositorio será regulado por el Servicio Nacional de Aduanas.
7. De la Seguridad
7.1. Los agentes o proveedores de servicios que utilicen o presten los servicios de almacenamiento electrónico de las carpetas de despacho, deberán velar por la integridad, disponibilidad, confidencialidad e integración del proceso y de los elementos registrados.
7.2. Las fases de desarrollo, mantención, explotación y gestión del sistema de registros de carpeta electrónica deberán estar basadas, a lo menos en el marco ITSM (IT Service management) adscribiéndose a algún estándar o patrón de recomendaciones tales como ITIL, MOF, CMMI, ISO 27001, ISO 9000, COBIT, etc.
7.3. Como mínimo, la plataforma, sistemas y procesos que soporten la carpeta de despacho electrónica deberán seguir las recomendaciones del título III y IV del Decreto Supremo 83/2004.
7.4. Entre otros elementos la plataforma deberá considerar:
a) Altas prestaciones (cluster, redundante y balanceada).
b) Sistema de respaldo de energía.
c) Sistema de respaldo y recuperación de información.
d) Almacenamiento remoto de respaldos.
e) Plan de Continuidad de negocio y contingencias.
f) Sistema de control y registro de accesos (lógico y físico).
7.5. Deberá contar con sistemas de seguridad de acceso a la información de las carpetas de tal manera que éstas puedan ser revisadas solo por el Agente de Aduanas correspondiente, así como por el mandante respectivo.
7.6. Asimismo, se deberá disponer los medios informáticos necesarios que permitan la firma electrónica avanzada, en los siguientes componentes:
a) Cada documento que se ingrese a la carpeta deberá ser firmado, de esta forma el Agente de Aduanas confirma su aceptación sobre los datos ingresados.
b) Cada vez que se ingrese un archivo, la empresa que administra las carpetas electrónicas deberá firmar un “timestamp” del documento ingresado, para de esta forma agregar una marca de tiempo a los datos que se ingresan.
c) Cada vez que se realice una modificación, se ingresará el documento modificado como un documento nuevo, que tiene que estar firmado. Se deberá agregar información que permita identificar el número de versiones. Los documentos antiguos no podrán ser eliminados de la carpeta para permitir el seguimiento de los cambios.
d) En caso de que el repositorio contenga información que entregue valor al proceso, es necesario aplicar firma sobre éste, el tipo de datos presentes en la carpeta determinará de quien es la responsabilidad de firmar y si se justifica dicho proceso.
e) Sobre los certificados de los servidores para las conexiones SSL. Estos pueden ser generados tanto por certificadoras nacionales como internacionales.
f) Las transacciones serán en documentos XML y los contenedores o carpetas definen su estructura en base a XML que actúan como contenedores, debiendo utilizar firma digital avanzada basada en el estándar de la W3C XML Signature.
g) La clave pública asociada a la firma, puede ser incluida por medio del certificado digital utilizando el estándar XML Signature. Cuando se agrega el certificado digital a los documentos firmados, se incorpora un “overhead” pero al mismo tiempo, esto facilita el proceso de validación.
7.7. Las empresas que realicen la validación de los datos firmados, tendrán que validar la firma de los datos que se ingresen a la carpeta, la vigencia del certificado, la posible revocación de éste y agregar una marca de tiempo al archivo ingresado la cual tiene que ser firmada por el proveedor de servicio.
8. Interoperabilidad
8.1. Para efectos de interoperabilidad, las empresas prestadoras de servicios, tendrán que implementar su solución en base a las recomendaciones de la WS-I, ajustándose a las normas técnicas de interoperabilidad del documento electrónico contenidas en el Decreto Supremo Nº 81 de 3 de junio de 2004.
8.2. Tanto los Agentes de Aduanas como las empresas proveedoras que cuenten con los servicios de carpeta electrónica deberán desarrollar un procedimiento de intercambio y recuperación de los registros específicamente para los respaldos entregados al Servicio de Aduana. Dicho procedimiento deberá ser seguritizado de manera de evitar fugas de información ante eventuales perdidas de los medios de respaldo.
8.3. Para el cambio de operaciones del servicio registro y transferencia de datos a un nuevo proveedor de servicios, se deberá utilizar el procedimiento antes descrito.
9. De los servicios
9.1. De comunicación
La plataforma de comunicación debe considerar los siguientes aspectos:
a) Las comunicaciones por Internet se tienen que realizar vía SSL.
b) Los estándares que tienen que ser utilizados para proveer los servicios de comunicación, corresponden a los mencionados en el punto anterior sobre interoperabilidad.
c) Las interfaces de los WebServices para la interacción entre las empresas y Aduanas será regulado por el Servicio Nacional de Aduanas.
d) Las empresas almacenadoras de las carpetas o el Agente de Aduana deberán entregar acceso permanente (24x7).
e) Se deberán incluir, a lo menos, opciones para consultar por carpeta a través del código del Agente de Aduana, número de despacho y el tipo de documento que se desea. Los accesos efectuados deberán quedar registrados en los sistemas de seguridad de acceso a la información de las carpetas.
9.2. De Consulta desde Aduana
9.1.1. Las carpetas de despacho electrónicas, así como sus documentos electrónicos asociados, deberán mantenerse disponibles para ser consultadas de manera libre desde el Servicio Nacional de Aduanas en línea durante un período de 5 años desde la fecha de legalización de la destinación aduanera asociada a cada carpeta. Al término de cada año calendario, los Agentes de Aduanas deberán hacer entrega, en formato magnético o cinta vía oficio dirigido al Subdirector Informático del Servicio Nacional de Aduanas, de todas las carpetas que durante dicho año cumplieron el plazo de 5 años antes mencionado.
9.1.2. En toda consulta realizada desde el Servicio Nacional de Aduanas deberá quedar registrado, al menos, algún identificador del funcionario que realizó la consulta, así como la fecha y hora de la misma, y el procedimiento de fiscalización aplicado.
9.1.3. Que las consultas desde aduana permitirán registrar en el sistema de la prestadora el nombre, fecha y hora de quien efectúa la consulta.
9.1.4. Que en el sistema de Aduana quedará registrado: nombre, fecha y hora de quien consulta.
9.3. De Consulta desde los Agente de Aduanas y sus clientes
Las carpetas de despacho electrónicas, así como sus documentos electrónicos asociados, deberán poder ser consultados tanto por los Agentes de Aduanas respectivos así como por sus clientes.
10. De la Fiscalización
10.1. La fiscalización que efectúe el Servicio Nacional de Aduanas se realizará analizando los documentos de base que conforman la carpeta en formato papel o electrónico, según se informe por el Agente de Aduanas.
10.2. Se establece que al implementarse la carpeta electrónica, las acciones de fiscalización y consultas correspondientes que efectúe el Servicio Nacional de Aduanas serán sobre dichos documentos digitales, siendo responsabilidad del Agente disponer de los documentos en papel para los fines que estime conveniente.
II. El estándar y estructura de la carpeta de despacho electrónica, de los documentos que la conforman y del repositorio, serán determinados por el Servicio Nacional de Aduanas dentro de los 90 días siguientes a la fecha de publicación de esta resolución en el Diario Oficial.
III. Las carpetas de despacho, confeccionadas con anterioridad a la fecha de entrada en vigencia de la presente resolución, podrán ser almacenadas en formato electrónico cumpliendo con las normas establecidas en esta resolución.
IV. La presente resolución comenzará a regir 120 días después de la publicación en el Diario Oficial.
Anótese, comuníquese y publíquese en el Diario Oficial y en el sitio Web del Servicio.
SERGIO MUJICA MONTES
DIRECTOR NACIONAL DE ADUANAS
MZP/VVM/MAZ/FJCC
